Arkivudvalgsmøde

Mødedato/-tid:    Tirsdag den 8. august kl. 13:30 – 15
Mødested:    Dokk1 mødelokale M2.9
Deltagere:    Kirsten Williams, (Marianne Vasard meldte afbud), Niels Løgager, Susanne Gilling, Søren Bitsch Christensen
Referent:    Søren Bitsch Christensen

Referat 1. Godkendelse af dagsorden
a. Godkendt.

2. Ansøgninger fra nye arkivledere KW bilag.Gældende fra 1/7 og seks måneder frem.
a. Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, sats 3
b. Lis Hauerslev, Solbjerg, sats 2 (afventer kursusbevis)
c. Ib Skaade, Tilst-Kasted, sats 2 (afventer kursusbevis)
d. Michael Michaelsen, Trige-Ølsted har gennemført moduluddannelse og går til sats 2)
e. Anne Marie Dalsgaard Mikkelsen, Mårslet, pga. forøget åbningstid placeres på sats 2 fra 1.8.
f. KW opretter nye kontrakter for alle.
g. Arkivudvalget ønsker v/ formanden at kontakte de arkiver, der ikke har meldt ønsker om en lønnet arkivleder ind, og spørge, hvem der skal anføres som ansvarlig for arkivet (jf. SLA’s normalvedtægter).

3. Arkivernes brug af Aarhus Kommunes indkøbsaftaler. SG
a. Det skal gentages, at arkiverne som udgangspunkt er forpligtet til at foretage indkøb efter den kommunale indkøbsaftale. Det er en betingelse for at få de serviceydelser, der følger med som fx installering af IT-udstyr.
b. En opdateret indkøbsvejledning blev efterspurgt. SG sender.
c. Drøftelse af netopkobling for arkiver, der ikke ligger på biblioteker. Udvalget kender til eksterne betalingsaftaler, der kan give gebyrproblemer Susanne Gilling kontakter Lisbjerg-Skejby-Terp mhp. en omlægning af betalingsaftale.
d. Højbjerg Arkiv bedes kontakte Højbjerg Bibliotek ang. netopkobling. Susanne Gilling kontakter Højbjerg Bibliotek, så de ved, at der kommer en henvendelse fra arkivet. Arkivudvalget er via fællesudgifter indstillet på at betale evt. merudgifter ved installation. KW besvarer henvendelsen fra Højbjerg.

4. Vedtægterne §§ 7 og 8 KW bilag
a. Forslag blev gennemgået og sendes efter høring blandt udvalgets medlemmer til høring hos en af kommunens jurister.
b. Forslag til vedtægtsændringer sendes herefter i høring blandt medlemmerne inden godkendelse hos Aarhus Kommune og SLA.

5. Forretningsorden KW bilag
a. Udkastet blev vedtaget uden ændringer og vedlægges referatet.

6. Evaluering af Lokalarkivernes Årsmøde KW
a. Ca. 80 deltagere, samlede omkostninger på ca. 10.000 kr.
b. Enkelte var generet af at sidde i en kantine (DOKK1) med lyde fra kantine og maskiner, men hovedparten var godt tilfredse.

7. Planlægning af seminar om interviewteknik KW
a. KW har haft kontakt til Ove Gibskov, journalist, der foreslår et teoretisk oplæg, efterfulgt af et praktisk arrangement efter 14 dage samt afprøvning af teorien i praksis.
b. KW foreslår at henlægge arrangementet til Åby Bibliotek til januar/februar på fredage. NLN undersøger mulighederne for lokale på Åby Bibliotek.
c. KW søger Velux-puljen om støtte til arrangementet.

8. Medlem til Aarhus Byhistoriske Fonds bestyrelse SBC
a. Niels Løgager Nielsen, Åby, udpeget.

9. Orientering om flytning af Skødstrup og Hjortshøj arkiver KW / SG
a. Skæring- Hjortshøj-Egå: arkivet er lukket midlertidigt, materialet opbevares på Stadsarkivet. Der ledes efter en permanent løsning. Arkivets hjemmeside er opdateret. Materialet kan efter aftale med Stadsarkivet rekvireres til Hjortshøj Kombibibliotek med intern kørsel.
b. Skødstrup: Møde afholdt 7.8. mellem skole, lokalcenter og de to forvaltninger. Der tegner sig en mulighed på Rosenbakken Lokalcenter. Der aftales et møde med fremvisning af lokalerne for arkivet, Arkivudvalgets formand m.fl. Skolen er indforstået med et økonomisk medansvar for en flytning.
c. Der sker en orientering om begge sager for rådmanden i uge 33.

10. Orientering om arkivernes forbrug juni 2017 SG bilag
a. Ros til den grafiske opsætning.
b. Mårslet har endnu ikke anvendt bevillingen fra udviklingspuljen til pc’er. Der har været andre tilfælde i de foregående år.
Det førte til flg. beslutning:
c. Bevillinger skal anvendes inden for 6 måneder, ellers bortfalder bevillingen.

11. Ansøgning om tilskud til højtaleranlæg fra udviklingspuljen fra Todbjerg Mejlby. KW bilag
a. Tilskuddet er bevilget i juni måned under forudsætning af at anlægget står til rådighed for alle arkiver i Område Nord.

12. SLA´s Veluxpulje – skal arkivudvalget være koordinator for ansøgningerne? SBC
a. Udvalget besluttede, at fordelene ved koordination ikke opvejes af de ekstra papirgange.

13. Meddelelser
a. 11. november har Beder-Malling 50-års jubilæum og har lånt sognegården hen over weekenden til arrangementer.

14. Næste møde
a. 13/11 kl. 13.30. Punkter: Budget, årsmødeplanlægning.
b. Mødet holdes hos Beder- Malling Egnsarkiv, Tværgade 18, Malling.