Arkivudvalgsmøde

Mødedato:    23. januar 2017
Mødetidspunkt:    Kl. 13:30  – 15:45
Mødested:    Skødstrup Lokalarkiv
Deltagere:    Kirsten Williams, Niels Løgager, Marianne Vasard, Søren Bitsch Christensen, Susanne Gilling, Merete Aaby Nielsen, Britta Bitsch (sekretær)

Bemærkninger: Der er afbud fra Marianne Vasard.

Dagsorden:
13.30 – 14.15

1.    Flytning af Skødstrup Sogns Egnsarkiv. KW bilag
Repræsentanter for arkivet og Michael Christensen, teknisk serviceleder på Skødstrup skole, deltager under behandling af punktet.

Efter Susanne Gilling kort havde opridset situationen og mødedeltagerne havde kommenteret dette, viste Michael Christensen de muligheder der hidtil har været på tale som mulige genhusning af Lokalarkivet.
•    Bunden af kantinen – men det kan ikke aflukkes a.h.t. brandmyndighederne.
•    Afdækning af trappen i biblioteket. Det vil være en meget dyr løsning.
•    Det indhak på gangen som er overfor nuværende arkiv. Det vil kunne lukkes af og der kan etableres en dør ind til biblioteket, så der er direkte adgang, hvilket arkivet har savnet siden forrige flytning.
Lokalhistorisk arkivs placering på skolen er en aftale mellem Kultur- og borgerservice og Børn og Unge. Tilsvarende er nuværende bibliotek et fælles byggeri, som det forventes fra Borgerservice og Bibliotekers side at vi bliver inddraget i væsentlige ændringer i. Dermed er der en forventning om at der findes en løsning, som ikke reducerer bibliotekets eller arkivets arealer.
Ingen af de mulige placeringer er specielt velegnede, men de frivillige i arkivet ønsker at blive i tæt tilknytning til biblioteket, hvor de har været siden 1970.

Michael Christensen har ikke kompetence til at afgøre noget, så Susanne Gilling afholder snarest endnu et møde med skolens ledelse.

14.15 – 15:30

2.    Udsendelse af kontrakt til nuværende opsagte arkivledere og tilbud om kontrakt til resten. KW bilag

Nuværende arkivledere er opsagt med udgangen af februar.
Der skal indgås kontrakt med kommende arkivledere.
Susanne Gilling, Søren Bitsch og Kirsten Williams holder møde med Center for Økonomi og Personale d.21. februar, for at sikre kontrakten har det rette indhold.

3.    Orientering om 0 kr, i rammebeløb til Harlev, Hasle, Spørring, Skødstrup og Trige og forhøjelse af rammebeløb for øvrige arkiver.

Fristen for indsigelser fra arkiverne var 31.12. ingen havde svaret.

For 2017 har arkiverne (med undtagelse af de tidligere nævnte) følgende rammebeløb:
Nord 4.832 til hvert arkiv
Vest 5.888,- til hvert arkiv
Syd 6.893,- til hvert arkiv

4.    Redigering af forretningsorden for arkivudvalget. KW bilag

Udvalget drøftede forslaget til forretningsorden.  
Godkendes endeligt på næste møde i arkivudvalget.

5.    Årsmøde
Afholdes den 24. april på Dokk1 i kantinen.
Kl 17 – 18 Stadsarkitekt Steven Willacy ”Byens egenart”

Kl 18 – 19 spisning – buffet incl. drikkevarer og kaffe

Kl. 19 – 21 årsmøde. Arkivudvalgets skriftlige beretning udsendes til arkiverne.
Der er ingen begrænsning i deltagerantal.
Årsberetning for 2016 udsendes til arkiverne først i februar med svarfrist 1.marts.

6.    Evt.
Beder Malling har søgt og fået tilskud forskellige steder fra til deres lokale folder. Arkivudvalget har tidligere bevilliget restbeløb kr. 1000.

Stadsarkivet:
Godt i gang med sognerådsprotokollerne som vil blive præsenteret på årsmødet.
Målet er at være færdig i 2020 som er jubilæumsåret for forrige kommunesammenlægning.

7.    Næste møde

Tirsdag den 21. marts på Dokk1.
Punkter:
Årsmøde
Input til beretning
Indberetningerne fra arkiverne
Kontrakter med arkivlederne
Vedtægter
Forretningsorden