Arkivudvalgsmøde

Deltagere:
Svend-Erik Christiansen SEC,
Marianne Vasard MV,
Kirsten Williams KW,
Søren Bitsch Christensen SBC,
Merete Aaby Nielsen MAN,
Britta Bitsch BB (sekretær)
Afbud fra: Mikkel Hartvig Haaning (barselsorlov)
Referent: Britta Bitsch

1. Opfølgning fra referatet fra mødet den 24.11.2015
Der var ingen opfølgning. Der har været et spareforslag fremme, men det blev ikke vedtaget af Byrådet, hvorved det er bortfaldet.

2. Regnskab 2015
SEC sikrer, at de nødvendige omposteringer finder sted. Han tager kontakt til Peter Staugaard Nielsen i Center for Økonomi og Personale, Aarhus Kommune.

3. Budget 2016
Midlerne til lokalarkiverne fordeles som de plejer. Områdebestyrelserne opfordres til at drøfte opsparingen med det enkelte arkiv.
Der er behov for, at der bliver taget hånd om de mindste arkiver.
Der kan være brug for, at arkiverne arbejder sammen på tværs - videndelingen er vigtig.
Der afsættes midler til digitalisering af sognerådsprotokoller. Det er kr. 101.500,-.
Udstillingen på Rådhuset har et budget på kr. 75.000,-.
Årsmødet på Moesgaard kr. 30.000,-

4. Årsmødet den 27. april
Årsmødet afholdes på Moesgaard. MV har kontakten til Moesgaard.
Tilmelding senest 2 uger før til SEC.
SEC står for beretning og årsregnskab.
Endelig invitation og dagsorden udarbejdes af SEC

5. Udstilling Rådhuset - herunder kontakt til presse- hvem skal inviteres til reception 1. april kl. 15.
Invitationsliste: Byrådet, fællesrådene, arkiverne med støtteforeninger, Rolf Hapel, Kirsten Jørgensen samt en særlig invitation til Rabih Azad-Ahmed. SBC skriver pressemeddelelse incl. billedmateriale.
Det er vigtigt med gode foto. Århus Stiftstidende, Lokalavisen, JP Aarhus, DR og TV2.

6. Forenkling af arkivledernes løn/honorar- hvilke muligheder er der?
Der er mulighed for at ændre aflønningen til et honorar som udbetales 1 eller 2 gange årligt.
Der skal opstilles kriterier for honorarernes størrelse. Der kommer et oplæg fra SEC, KW og MVN til næste møde.

7. Gennemgang af vores arkivforenings vedtægter m.h.t. de nyeste konsekvensrettelser
Punktet udsættes til næste møde.

8. Mailliste for arkiverne.
B udsender nyeste udg. af maillisten med flg. rettelser/tilføjelser: Send rettelser til listen til BB på bbi@aarhus.dk
Arkivudvalgets referater kan ses på adressen : www.aakb.dk/temaer/lokalhistorie

9. Arkivernes fysiske rammer. (BB)
Punktet udsættes til næste møde, da BB ikke var til stede under dette punkt.

10. SEC: pga travlhed afløses SEC af Niels Løgager Nielsen som repræsentant for Vest- arkiverne i Arkivudvalget i løbet af foråret 2016.
SB: Mandag d. 11.april kl.14.30 holder Aarhus Stadsarkiv reception i anledning af indflytningen i Dokk1, men tirsdag d. 5. april er Stadsarkivets første åbningsdag.

11. Næste møde i Arkivudvalget er : 7. juni kl 13:30 til 15.00.