Arkivudvalgsmøde

Deltagere:
Niels Løgager
Kirsten Williams
Marianne Vasard
Søren Bitsch Christensen
Merete Aaby Nielsen
Britta Bitsch
Susanne Gilling
Astrid Birkvind – praktikant i Stadsarkivet
Referent:    Britta Bitsch

Referat

1. Godkendelse af dagsorden
Der blev tilføjet punkterne 10 og 11.

2. Valg af næstformand /NL
 Niels Løgager blev valgt.

3. Vedtægter / bilag BB
BB gennemskriver vedtægterne, så de matcher bibliotekernes fremadrettede organisering.
Forventet regnskab og budget drøftes på det sidste møde hvert år – dette skal præciseres i vedtægterne eller forretningsordenen.

4. Forretningsorden / BB 
BB gennemskriver og tilpasser forretningsordenen. Den drøftes på næste bestyrelsesmøde.

5. Bevillinger til arkiverne: Hvordan håndterer vi fremadrettet, at nogle arkiver skubber en større sum af uforbrugte midler fra år til år. Kan der afsættes ekstra midler i 2016 til indkøb efter ansøgning. /KW.

Der afsættes ikke en ramme for 2017 til arkiverne i Harlev, Hasle, Tilst, Skødstrup, Spørring og Trige. Alle har en opsparing på over 2 x det årlige rammebeløb. Beslutningen er gældende i 2017 og tages på dagsorden igen efteråret 2017. De 34.900,- som hidtil har været fradraget arkiverne til kopimaskiner, fordeles ved drøftelsen af budget 2017 på udvalgsmødet i november.

6. Handleplan for: Fremtidig aflønning af arkivledere herunder hvordan nuværende arkivledere opsiges og på hvilke vilkår de kan honoreres fremadrettet. / KW
SBC og SG undersøger muligheden for at opsige nuværende lønnede arkivledere. Det bestræbes at dette sker inden udgangen af 2016. Inden opsigelsen finder sted, sender Aarhus Kommune opsigelsen i høring blandt de berørte arkivledere. SG kontakter Skødstrup vedr. den biblioteksansatte der har timer i arkivet.
Der er enighed om at aflønning fremadrettet ønskes udbetalt som honorar 2 x årligt. Udbetaling sker som B - indkomst.
SG og SBC undersøger på hvilke vilkår der kan udbetales honorar. Det er alene arkivledere der kan aflønnes.

Der udarbejdes en formular, som udfyldes når en ny arkivleder tiltræder, på denne skal der være underskrift fra 3 stillere fra Arkivet. Det er arkivudvalgets formål, at alle arkiver får mulighed for en honorarlønnet arkivleder. Arkivbestyrelserne opfordres til at mødes og drøfte ændringerne. Arkivudvalget udsender en vejledning og forklaring om gangen i processen til arkiverne inden opsigelserne sendes i høring. .

7. Udstilling af Rådhusplakater på Dokk1/ KW
SBC aftaler videre med hovedbiblioteket.
Der fremstilles informationsmaterialer som lokalarkiverne, Udvalget overvejer en evt. begivenhed i forbindelse med udstillingen.
MW får en pris fra Venture House på en flyer med plakaterne fra udstillingen samt en opfordring til at blive frivillig.
Udstillingen finder sted 15. november – 6. december.

8. Nedlæggelse af fjernlånsmulighed fra Rigsarkivet / NL bilag
Kørselsordningen mellem Rigsarkivets afdelinger er foreslået nedlagt fra 2017, men der er ikke nogen officiel udmelding.
SBC følger sagen.

9. Manglende lønudbetaling til arkivleder i Tilst / NL
Dette er sat i værk.

10. Digitalisering af sognerådsprotokollerne.
Stadsarkivet har fået midler til at starte et nationalt projekt, der sikrer formidling og tilgængelighed i hele landet.
Der er ansat en projektmedarbejder.
Det lokale projekt går i gang inden årets udgang og der søges frivillige til at transskribere i forskellige sværhedsgrader samt til korrekturlæsning.
Der er meget arbejde med kvalitetssikring og hotline i opgaven, så SBC forespurgte om evt. fortsat medfinansiering fra arkivudvalget af en seniormedarbejder i projektet.
Udvalget er villig til at overveje dette. Punktet drøftes på kommende møde i arkivudvalget.

11. Ansøgning fra Brabrand Årslev arkiv om støtte til anskaffelse af pc og printer.
Det ansøgte beløb blev bevilget og tages fra fælleskontoen. Køb skal ske over Indkøbsordningen. KW kontakter arkivet.

12. Opfølgning fra sidste møde.
Artikel om frivillige på arkiverne. NL har kontaktet Vital og afventer tilbagemelding.

NL har kontaktet Hjortshøj vedr. ansøgning, men har ikke hørt fra dem.

13. Næste møde.
Er aftalt til den 29.11.

Punkter til dagsorden:
Udviklingspuljen
Budget 2017
Forretningsorden KW og BB
Opfølgning på honorering af arkivlederne
Medfinansiering af seniormedarbejder til digitalisering af sognerådsprotokollerne.