Referat

Arkivudvalget tirsdag den 29. november 2016 kl. 13.30-15 på Dokk1 lok. M2.6

Mødedeltagere:

Kirsten Williams, Niels Løgager Nielsen og Søren Bitsch Christensen

Afbud: Marianne Vasard Nielsen, Merete Aaby Nielsen, Britta Bitsch og Susanne Gilling.

Referent: Søren Bitsch Christensen

 

Dagsorden og referat:

  1. Opfølgning på referatet fra sidste møde
    1. Forretningsorden revideres frem til næste møde.
    2. Pkt. om udviklingspuljen tages op under pkt. 4.

 

  1. Godkendelse af dagsorden
    1. Pkt. 7 om sognerådsprotokoller tilføjes.

 

  1. Økonomi
    1. KW fremlagde forbrugsopgørelse og budget 2017 på særskilte bilag, der er fremsendt til arkivudvalget. Regnskab og budget gennemgås på Arkivernes Årsmøde. Som en del heraf fremlagdes en oversigt over forbrug på fællesudgifterne 2016. 
    2. Det forventes, at der samlet i 2016 vil være et underskud på ca. 100.000 kr. Udvalget anser dette for fordelagtigt, da det bidrager til at nedbringe opsparingen på 614.697 kr.

Særlige kommentarer:

Der er store differencer mellem de enkelte arkivers forbrug til IT (bredbånd, telefon). Der henstilles derfor til, at man (særlig Todbjerg, Spørring og Holme) lokalt efterser sine abonnementer (gælder kun arkiver uden for bibliotekerne). Der er store varmeudgifter til Todbjerg og Holme.

I regnskab og budget er der nu optaget betaling til Copydan for Arkiv.dk på 3.523 kr.

Kirsten Williams fremlagde budget for 2017 og rejste spørgsmålet, om vi skal fortsætte med samme fordeling mellem hhv. nord, syd og vest som nu eller dele ligeligt uafhængigt af befolkningstal. Sagen fremlægges for årsmødet, og vi kører videre som nu indtil da. Der er gennem en årrække fejlagtigt trukket penge til kopimaskiner på driften. Derfor er puljen lidt større i årDer budgetteres med underskud på ca. 53.000 kr. i 2017.

Der er 5 arkiver, der har så stor opsparing og så forventet lavt forbrug, at man kunne overveje ikke at tildele dem driftsmidler i 2017 (Harlev, Hasle, Spørring, Skødstrup, Trige), men vi henvender os direkte til dem for at høre, om der er planlagte udgifter i resten af 2016. Pengene herfra samles i en pulje til særlige driftsudgifter for alle arkiver fx til

 

  1. Honorering af arkivledere
    1. Til punkter var der bilag fra Niels Løgager og arkivet i Brabrand-Årslev.
    2. Varslet og høringen vedr. opsigelsen af de ansatte arkivledere er gennemført. Herefter gennemføres opsigelsen. Der er ikke modtaget indsigelser. Til erstatning skal der gennemføres honorar-/kontraktansættelser med virkning fra 1. februar.
    3. Udvalget diskuterede herefter tildelingen af timer til de honoraransatte arkivledere og generelle vilkår. Der var enighed om at ændre på det oprindelige forslag. Vi enedes om flg.:
  • Der skal være en arkivleder, jf. Foreningen for Lokalarkiver i Aarhus Kommunes vedtægter.
  • Enighed om at vi går over til halvårlige honorarer.
  • Timelønnen er min. 125 kr.
  • Lønpuljen er 200.000 kr. (mod nuværende ca. 171.000 kr.)
  • Enighed om kriterierne ”hjemmeside” og ”fast åbningstid”.
  • Diskussion om forståelse af ”en frivillig”. Det er for vanskeligt at håndtere.
  • Nye retningslinjer for tildeling af timer til ansatte ledere:
    • 1 time: fast åbningstid mindst 2 x månedlig
    • 2 timer: fast ugentlig åbningstid og hjemmeside
    • 3 timer: + SLA-arkivlederuddannelse
  • Vi skriver til de fraværende mødedeltagere for at indhente deres holdning inden udsendelse af referatet. Alle de fraværende har efter mødet tilsluttet sig ovenstående.
  • De tre arkivledere uden ansættelse skal have ansættelsen på plads snarest, for nemheds skyld med udløb ved udgangen af 2017. Udvalgets formand tager direkte kontakt til disse.

 

  1. Årsmøde 2017

Vi skal have en dato i uge 17, det bliver mandag d. 24. april med spisning i kantinen. Mulige oplægsholdere: stadsarkitekt Stephen Willacy og Kristian Buhl Thomsen, stadsarkivar i Middelfart og forfatter af bog om Aarhus Havn.

Skema til udfyldelse af Årsberetning for det enkelte arkiv skal udsendes til alle arkiver i januar.

 

  1. Flytning af Skødstrup Sogns Egnsarkiv
    1. Der var indkommet bilag fra Susanne Gilling.
    2. Egnsarkivet er ikke tilfreds med den foreslåede placering og ønsker et møde med Arkivudvalget. Susanne vil derfor arrangere et møde med skolen og arkivet samt Arkivets Støtteforening. Næste arkivudvalgsmøde ønskes placeret samme dag.

 

  1. Sognerådsprotokoller – digitalisering
    1. Udvalget har til dette bevilget ca. 40.000 kr. i form af medfinansiering af en seniorjobber placeret ved Stadsarkivet. Vedkommende skal arbejde med alle sognekommuners sognerådsprotokoller og skal søge samarbejde med frivillige og lokalarkiver. Der er indledt et samarbejde med Vejlby-Risskov og Brabrand.
    2. Der skal informeres om projektet til lokalarkiverne. Stadsarkivet vil kontakte lokalarkiverne og kredsene.

 

  1. Ansøgning fra Mårslet
    1. Arkivet beder om et beløb på forhånd, men udvalget finder, at det må bevilges efter regning, og ansøgningen lægges derfor i puljen med ansøgningsfrist 1. april.

 

  1. Næste møde
    1. Kunne ikke besluttes pga. manglende fremmøde; skal være i slutningen af januar. Fx mandag 6. februar kl. 13.30, men det afhænger af Skødstrup Skole (evt. 23. januar samme tidspunkt).

 

 

10. Eventuelt             

Kirsten fremsender en revideret mailliste for udvalget.