Årsberetning for Foreningen Lokalarkiverne i Aarhus Kommune 2017

Leder af Lokalbibliotekerne Susanne Gilling
Stadsarkivar Søren Bitsch
Sekretær Britta Bitsch
Område Nord: Jytte Bjerg fra Spørring afløser Marianne Vassard fra Lystrup i november
Suppleant Jørn Christiansen fra Vejlby Risskov
Område Vest: Niels Løgager fra Åby næstformand i arkivudvalget
Suppleant Peter Poulsen fra Borum-Lyngby
Område Syd: Kirsten Williams formand for arkivudvalget
Suppleant Krista Franck Højbjerg-Holme
Suppleanterne er udpeget efteråret 2017 og træder i funktion fra 2018.
Udvalgets forretningsorden er ændret, så suppleanterne inviteres til alle udvalgets møder.

Der er afholdt 3 møder i Udvalget og et Årsmøde på Dokk1 med 80 deltagere fra lokalarkiverne.

Omlægning af arkivledernes løn til honorar pr. 1.marts
Efter flere års tilløb blev arkivledernes løn omlagt til honorar. Både i 2015 og 2016 var emnet oppe til diskussion på årsmødet. Problemstillingen var at timeløn og timeantal på de enkelte lokalarkiver var helt forskellige uden objektive begrundelser. Dertil kom et større administrativt arbejde for Aarhus Kommune med at udbetale løn og pension på 2-4 timer om ugen med forskudt arbejdstid.

Arkivudvalgets 1. oplæg var i høring blandt arkiverne i 2016 og blev ændret herefter. Aarhus Kommune forhørte sig hos alle lønnede arkivledere, om de godkendte ændringen fra løn til honorar. Der var ingen indsigelser. Ændringen trådte i kraft med tre måneders varsel pr. 1. marts. To arkivledere havde pga. ansættelsens varighed ret til 6. måneders varsel.

Honoraret størrelse udgør tre satser ud fra objektive kriterier:
I: Kravet er fast åbningstid på arkivet to x månedlig. Honorar 6.500 kr.
II: Kravet er fast åbningstid hver uge og hjemmeside. Honorar 13.000 kr.
III: Kravet er som II og gennemført arkivuddannelse på fem moduler.
Honorar 19.500 kr. Honoraret udbetales 1.juni og 1. december.

En enkelt arkivleder har fået dispensation fra kravet om moduluddannelse da vedkommende har været arkivleder fra før 1991. Det er i overensstemmelse med Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) s retningslinjer. Pr. 31.12 modtog 11 arkivledere honorar. Sats I en, sats II 5, og sats III 5.
En arkivleder er fratrådt uden at efterfølgeren har søgt om honorar.
En arkivleder ønskede ikke at overgå til honorar og fratrådte.
Ny arkivleder er tiltrådt.

Kontrakter
Arkivlederne har modtaget en kontrakt efter en ansøgning underskrevet af tre stillere på lokalarkivet. I kontrakten er beskrevet at arkivlederen modtager honorar for at opfylde de krav, som beskrevet i vedtægterne for Lokalarkiverne i Aarhus Kommune § 8. ”Arkivlederen er over for Arkivudvalget ansvarlig for, at samlingen opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og offentlig tilgængelig med fast åbningstid, således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.”
Kontrakterne udløber 31.12.2018 og fornys herefter. Arkivudvalget vil i 2018 drøfte kontraktens varighed fremover. Ansøgning om at tiltræde som arkivleder kan fremsendes til udvalget mindst 14 dage før et møde.

Statistik fra 22 lokalarkivers årsberetninger for 2017 sammenholdt med 2014-2016.

31.12.2017 har 18 arkiver registreret 52.468 billeder på Arkiv.dk:
Hvem har flest: Tæt løb mellem Holme-Højbjerg 7.940 stk. og Mårslet med 7.957stk. Det laveste antal er 201 stk.

4 arkiver registrerer ikke på Arkibas.
6 arkiver har ikke hjemmeside.

Flytning af Skødstrup Sogns og Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv
Det lykkedes i slutningen af 2017 at få nye lokaler til Skødstrup Sogns Egnsarkiv på Lokalcenter Rosenbakken med et fjerndepot på Skødstrup Skole- 300 m væk. Arkivet er ved at være færdig med at få alt på plads.
Der er endnu ikke en løsning i udsigt for Hjortshøj. Arkivalierne er deponeret i Stadsarkivets magasiner under det tidligere Erhvervsarkiv.

Digitalisering af Sognerådsprotokoller
Alle Sognerådsprotokollerne fra arkiverne er nu digitaliseret og en række frivillige er nu ved at transskribere siderne efter et program. Formålet er at en maskine efterhånden kan tyde håndskriften. Projektet forventes at være færdigt 2020.

Vedtægter for Foreningen af Lokalarkiver
I udvalget har vi gennem flere år arbejdet på en revidering med baggrund i administrative ændringer i Aarhus Kommune. Vedtægterne blev sendt i høring hos arkiverne december 2017-januar 2018. Det medførte enkelte rettelser. Vedtægterne er nu sendt til SLA til godkendelse før de endelig godkendes af Aarhus Kommune.

Fondsmidler fra Veluxfonden
Veluxfonden stillede i 2017 1.mill. til rådighed for ”aktive ældre”. Midlerne kunne søges gennem SLA. Foreningen for Lokalarkiver søgte om 11.500 til et kursus i interviewteknik og fik beløbet bevilliget. Kurset er afholdt i 2018.
Beder-Malling Egnsarkiv søgte om et beløb til anskaffelse af udstillingsvægge og modtog 8000 kr. Udvalget er interesseret i at vide, om andre arkiver har modtaget støtte. Der er en lignende pulje til rådighed i 2018.

Betaling til SLA for Kommunelicens ved brug af registreringssystem Arkibas og kontingent til SLA
I 2017 gik det op for udvalget at etableringen af Stadsarkivet i 2012 ikke havde afspejlet sig i beregningen af kommunelicens. Her betaler man i forhold til indbyggerantal også for de 90.000, der bor i midtbyen. Stadsarkivet anvender ikke Arkibas og har heller ingen planer om det. På udvalgets vegne skrev jeg til Arkibas A/S og ansøgte om at få betalingen reduceret med 90.000 indbyggere svarende til ca. 11.000 kr. Det blev godkendt og er sat i værk fra 2018.
Omkring nytår blev vi opmærksomme på samme problem omkring kontingentet til SLA.
Her betaler vi også for midtbyens 90.000 indbyggere, selvom de er dækket af Stadsarkivet, der er medlem af ODA – Organisationen Danske Arkiver. En ansøgning om reduktion af kontingentet er sendt. Der er endnu ikke modtaget svar.

Note. Digitalisering af sognerådsprotokoller 2016 blev taget fra opsparing og udgjorde 110.000 kr.

Indtægt 523.000- udgift 582.026 = underskud 59.026 svarende til budget 2017.

Arkivudvalgets beslutning om ændring af regnskabspraksis fra 1.1.2018
Som det er alle bekendt, har der tidligere været en praksis, hvor det enkelte område (Syd, Nord, Vest) bestemte over arkivernes samlede sum i området. Det var og er åbenbart, at nogle arkiver slet ikke kan anvende deres midler, mens andre har behov for mere end det tildelte. Det har medført at Brabrand, Åby, Borum, Beder-Malling har et underskud, der ligger mellem 27.000- 6.000.
I november 2016 besluttede udvalget at tage hul på problemet ved ikke at tildele rammebeløb til arkiver med en opsparing på over det dobbelte rammebeløb: Harlev, Hasle, Spørring, Skødstrup og Trige. De øvrige arkiver fik forhøjet rammebeløbet. Arkivudvalget har besluttet, at gælden slettes pr. 1. januar 2018 for arkiver med et underskud pr. 31.12.2017

5 arkiver modtager ikke rammebeløb i 2018: Harlev, Lisbjerg, Skødstrup, Trige, Vejlby-Risskov.
Harlev fratages yderligere kr. 10.000. Harlev har så et disponibelt beløb på 15.000 i 2018. Rammebeløbet for 2018 forhøjes til lige tal Kr. 6500 i Vest, 5500 i Nord og 7500 i Syd.

Forudsætningen er fremover, at arkiverne forbruger indenfor deres rammebeløb og evt. opsparing. Nogle arkiver vil have en større opsparing til rådighed i 2018, som de har mulighed for at bruge til større anskaffelser. De øvrige arkiver må bruge Udviklingspuljen til at søge dækning for større anskaffelser eller søge pengene lokalt. Pr. 1.1.2019 må opsparing på det enkelte arkiv højst udgøre et beløb svarende til rammebeløbet.

Det tilstræbes at der udsendes detaljeret regnskab i juni og omk. november. Årsregnskabet udsendes i slutningen af februar.

På udvalgets vegne 9. april 2018 Kirsten Williams.