Arkivudvalgsmøde

1. Fastlæggelse af procedurer for ITsupport til arkiverne og indkøb af PC ér mv.
Under punktet deltog konsulent Inge Daugaard fra Lokalbibliotekerne og Ove Nielsen fra IT afd. Bilag 1.
Indkøb af udstyr:
Der købes et bredt udvalg af udstyr i lokalarkiverne. N-OP anbefalede at man først og fremmest køber standardudstyr, som supportes af ITK.
​Adgang til at bestille – gennem en helpdesksag – sker igennem en ansat i Borgerservice og Biblioteker. SG meldes ud på senere tidspunkt, hvem der kan tages kontakt til. N-OP udarbejder et kortfattet katalog over standard Pc’er.

Netværk:

Lokalarkiverne har en række fa forskellige linjer/netværk. Dette er vanskeligt at servicere. Køb af en standardløsning fra store leverandører til det enkelte arkiv øger sikkerheden, letter den daglige brug og supporten.

Det bemærkes, at de ansatte i Borgerservice og Biblioteker forsøger at servicere arkiverne så godt som muligt – men at dette naturligvis sker inden for de givne rammer. Der kan ske forsinkelser og misforståelser – der opfordres til tålmodighed og forståelse.

Der meldes på senere tidspunkt ud om procedure fra Arkivudvalget både mhp. køb og servicering af udstyr.

 

Referat godkendt uden kommentarer.

Der er ikke udsendt referat fra ekstraordinært arkivudvalgsmøde 13. juni vedr. kommende Borgerservice- og Bibliotekspolitik. Mikkel Randlev spørger Henrik Traberg om arkivudvalget kan få hans notater (som er på vej).

 

A. Vandskade på Mårslet Arkiv.

Drøftet kort. Arkivet forventer at åbne igen midt september.

 

B. Ændring af Vedtægterne er godkendt og underskrevet af SLA og Aarhus Kommune. Bilag 2

Vedtægterne vedlægges dette referat.

 

C. SLA har indvilliget i at reducere vores kontingentbetaling for 2018, men ikke for forudgående år. Kontingentet reduceres, fordi Midtbyen er dækket af Stadsarkivet.

Drøftet kort.

 

D. Orientering vedr. ansøgning til Veluxfonden om dokumentscanner.

Der ansøgt ved fonden, som har afvist ansøgningen, fordi der er afsat en pulje til Lokalarkiverne gennem SLA . Der ansøges ved SLA inden 1. september.

 

E. Orientering om lokalesituationen for Hjortshøj-Egå- Skærings Egnsarkiv.

Forvaltningen har igen foretaget en afsøgning af mulige nye placeringer af egnsarkivet inden for kommunen (alle kommunens magistratsafdelinger) – desværre uden resultat.

Desuden har der været kontakter til to lokale forsamlingshuse – også uden positivt resultat.

Rådmanden for Kultur og Borgerservice har af økonomiske grunde afvist en pavillonløsning (da en sådan ville blive omkostningstung, idet den skal sikre arbejdsmiljø, sikkerhed for personale og arkivalier, tilslutning til vand, varme, kloak osv.).

En løsning i forbindelse med Multihus Hjortshøj er ligeledes blevet afvist, blandt andet på grund af usikkerhed omkring økonomien set med Aarhus Kommunes øjne.

Emnet drøftes på kommende rådmandsmøde, hvor forvaltningen drøfter det videre arbejde med genhusning med rådmanden.

Arkivudvalget foreslår, at de lokale fællesråd orienteres og adspørges om der er ideer til placeringer. Kirsten Williams skriver til Fællesrådene på vegne af arkivudvalget.

 

F. Kørselsgodtgørelse i forbindelse med arkivudvalgsmøder.

Arkivudvalget kan modtage kørselsgodtgørelse i forbindelse med møderne. Udgifter til parkering refunderes ikke.

 

Herunder specifikke udgifter i forbindelse med flytning af Skødstrup Arkiv (overordnet og detaljeret regnskab udsendt 16. juni). Udgiften udgør kr. 44.400. Det skal aftales med skolen, hvor meget de dækker af udgiften.

Der er blevet afholdt kursus i interviewteknik. Tilskuddet fra Veluxfonden er bogført i 2017.

Drøftet.

 

I slutningen af 2018 forventes den nye arkivlov vedtaget. Dette skaber en slags vakuum, med en fungerende persondataforordning men uden en dansk lov om, hvordan forordningen implementeres.

Der orienteres, så snart der er mere information.

Arkiverne har brug for en gennemgang/formulering af samtykkeerklæringer osv.

Emnet drøftes på næste arkivudvalgsmøde.

SLA har udsendt orientering  https://danskearkiver.dk/om-foreningen/raad-og-vejledning/arkiverne-og-ny-databeskyttelseslov/ til alle arkiver.

Her er link til siden som behandler persondataforordning for frivillige foreninger. Udarbejdet af Center for Socialt Frivilligt Arbejde: https://frivillighed.dk/guides/regler-for-persondata-i-foreninger-0

Arkivudvalget udsender i september skabeloner om Fortegnelse over Personoplysninger og Privatlivspolitik, som Arkiverne kan anvende.

 

Tranbjerg Arkiv ansøger om betaling af PC og Skærm indkøbt i marts 18. 

Mårslet Arkiv ansøger om Ipad. 

Arkivudvalgets beslutning:

Tranbjerg: Tildeles pr kulance (der tildeles normalt ikke med tilbagevirkende kraft).

Mårslet: Tildeles under forudsætning af, at kommunens indkøbsaftaler undersøges for billigere og mere standardiserede tilbud (jf. punkt 1 i dette referat). SG bringer sagen videre i kommunen.

 

Kontrakterne for arkivlederne udløber til nytår.

For at sikre lokal opbakning skal der igen være stillere.

Kontrakterne vil løbe i fire år.

Proces for fornyelse startes op. Nye kontrakter sendes til nuværende arkivledere omkring 1. november. Der er fortsat mulighed for at nye arkivledere kan ansøge.

 

Lokale er booket.

 

• KW: Repræsentanterne for Nord, Øst og Vest skal ifølge vedtægterne indkalde til det årlige møde i oktober.

• SBC: Alle sognerådsprotokoller er nu registreret af Stadsarkivet og lagt på internettet.