Arkivudvalgsmøde

Deltagere:
Kirsten Williams, Jytte Bjerg, Krista Franck, Niels Løgager, Søren Bitsch Christensen, Susanne Gilling, Mikkel Randlev Møller (referat).
Afbud Jørn Christiansen 
 
1. Meddelelser
1a. Status dokumentscanner
KW: Dokumentscanneren fungerer flot. Det kræver øvelse at bruge den.
Man kan aftale tid med Christian Brink Christensen på Stadsarkivet for at benytte scanneren cbch@aarhus.dk.
Der afholdes et mindre arrangement som ”åbningshøjtidelighed” for dokumentscanneren, hvor arkiverne indbydes.
Der er indgået aftale mellem Danske Slægtsforskere og CopyDan om tilladelse til scanning af lokalhistoriske bøger, artikler og småtryk fra før 1989. Dokumentscanneren kan eventuelt benyttes til, at lokalarkiverne bidrager til samlingen af scanninger hos Danske Slægtsforskere dette formål.
 
1b. Tilretning af vejledning om arkivernes IT-indkøb
Vejledningen tilrettes af MRM.
1c. Orientering om Licensaftale med Arkibas (bilag)
Fire arkiver benytter ikke Arkibas. Kirsten har underskrevet på vegne af alle arkiver i Aarhus.
Opdateret licensaftale arkiveres i kommunens arkiv (MRM).
 
1d. Flere arkiver på Opdag Aarhus
Flere arkiver har ruter på Opdag Aarhus (Lystrup, Mårslet, Beder og Malling)
Der er plads til flere ruter og til flere arkiver. Henvend jer til Lone Broni Christensen på stadsarkivet labrc@aarhus.dk . For hvert sted på ruten 12-20 nedslag med adresse, beskrivelse på max 100 ord og billede. 
 
1e. Orientering om Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv.
SBC: Der er afholdt møde mellem forvaltningen og egnsarkivet den 11. september.
Forvaltningen orienterede om de muligheder, der undersøges for øjeblikket for at løse arkivets hjemløshed. Der arbejdes ad forskellige spor – herunder muligheder, arkivet selv har bedt om at få undersøgt. Bl.a. undersøges mulighed ved nedlagt planteskole i Skæring. Derudover undersøges en tidligere pedelbolig ved Virupskolen og arbejdsplads på kombibiblioteket.
 
2. Modernisering af hjemmesiden
Lokalarkiver | Aarhus Bibliotekerne
https://www.aakb.dk/node/198
Hjemmesiden er blevet moderniseret bl.a. med et kort, der viser arkivets geografiske placering. Hvilke sogne arkivet dækker, fremgår ved at klikke på arkivets navn. 
Der er en udfordring i den bjælke, der viser billedet. Den er vandret; hvis der indsendes et foto i højformat, beskæres det kraftigt. Indsend et nyt foto til mallingkw@gmail.com, hvis I ikke er tilfredse.
3. Fælles digital politik for arkiverne (Jørn og Søren)
Der nedsættes en arbejdsgruppe, som kan komme med anbefalinger til god IT-sikkerhedspraksis (herunder passwords, GDPR, opdateringer, back-up, ressourcepersoner osv.). SBC indkalder udvalget, der i øjeblikket består af Jørn fra Vejlby Riisskov, en medarbejder fra Stadsarkivet og Søren.
Arkivudvalget opfordrer arkiverne til at melde flere personer med interesse for IT til udvalget, som skal komme med en foreløbig redegørelse til mødet d. 26. november. Henvendelse til Søren Bitsch sbch@aarhus.dk 

4. ”Samarbejde med lokalcentre og frivilligkonsulenter” (bilag: Kaffe og historiesaloner)
I samarbejde med magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg er der skabt to modeller for samarbejde om erindringer i ældresektoren. Ind til videre er ordningen kørt som et forsøg, som man nu søger at gøre permanent. Lokalarkiverne kan skabe meget vigtigt indhold til ”reminiscenspakkerne”. Heriblandt fotografier osv.
Der bevilges op til 5000,- kroner til projektet.
Skødstrup og Viby kontaktes om de er interesseret.
5. Udsendt databehandlingsaftale til Arkiverne i Aarhus. Bilag
Alle arkiver har modtaget aftalen til underskrift fra SLA.
Aftalen er meget vigtig og relaterer sig til sikkerhed og opfyldelsen af GDPR.
De arkiver, der ikke er med i aftalen, udsætter sig for en betydelig risiko i forbindelse med opfyldelsen af GDPR (Den generelle persondataforordning). Arkibas kan ikke bruges, hvis arkivet ikke har udfyldt og returneret aftalen.
Aftalen arkiveres i Kommunens system MRM
 
6. Procedure for fondsmidler. 
1.    Når et lokalarkiv får lovning på fondsmidler, skal der oplyses et Nordea kontonr. til fonden. I Nordea er reg. nr og Kontonummer følgende:
 Nordea
2211 6446469140
Når fonden overfører pengene skriver de navnet på lokalarkivet på overførslen. 
Lokalarkivet skriver derefter til Mikkel Randlev Møller mrm@aarhus.dk , hvilket beløb de forventer at modtage, hvornår og fra hvilken fond. Denne information formidles videre til Peter Staugaard i CØP. 
CØP sørger for at midlerne ender på det rigtige lokalarkiv i økonomisystemet.
Aarhus Kommunes CVR nr. 55133018 
 
7. Ansøgning Tranbjerg Indretning af kontor.
Ansøgning er bevilliget. Materiellet (PC, skærm mv) skal indkøbes via Aarhus Kommune.
Bibliotekerne kan stille et skrivebord og stol til rådighed (via Susanne Gilling).
 
8. Forbrug i lokalarkiver. Bilag
Skemaerne er nu opstillet på en klarere og mere oplysende måde.
 
9. IT-opgaver. Bilag.
Se under punkt 3.
 
10. Drøftelse af placering af Årsmøde 2020
Datoerne 10. eller 17 marts er i spil. 
MRM undersøger placering, Gellerup er foreslået
11. Ansøgning Højbjerg Lokalhistorisk bog
Der kan bevilges op til 10.000,- kroner mod forevisning af trykkeriregning og dokumentation for andre bevilgede midler.
 
12. Evt.
 
12a. Næste møde: 26.11.19. Sted: Dokk1, Administrative arealer på niveau 2.2. Ring til Mikkel 41856520.
 
12b. Der er nu transskriberet cirka 9000 sider sognerådsprotokoller i sognerådsprotokolprojektet.
Der eksperimenteres med elektronisk genkendelse af håndskrift med gode resultater (alt gennemses af en redaktør og rettes).
105 studerende har taget udgangspunkt i sognerådsprotokollerne i eksamensopgaver.
 
12c. Den nye arkivlov folketingsbehandles muligvis i efteråret.