Arkivudvalgsmøde
Referat af arkivudvalgsmøde d. 26. november 2019 kl. 13.30 – 16:00 på Dokk1.
Deltagere:
Kirsten Williams, Søren Bitsch Christensen, Susanne Gilling, Jørn Christiansen, Peter Poulsen, Mikkel Randlev Møller.
Referent: Mikkel Randlev Møller.
- Meddelelser
- Invitation til Frivillighedsfest den 5/12 2019. Sidste frist for tilmelding er 1. december 2019.
Invitationen er videresendt til alle arkiverne. - KW udsender skema i begyndelsen af januar 2020 til skriftlig årsberetning. Skema udfyldes af arkivlederen eller i dennes fravær af kontaktpersonen. Der bliver tre ugers svarfrist.
- Stadsarkivet er i gang med at registrere og beskrive de gamle omegnskommunernes sognerådssager. Dette synliggør sagernes indhold. Bl.a. er arbejdet gennemført i Holme, Højbjerg, Risskov og andre.
- To lokalarkiver har nyligt lavet materiale til Opdag Aarhus-app’en.
- Invitation til Frivillighedsfest den 5/12 2019. Sidste frist for tilmelding er 1. december 2019.
- God IT-praksis. SBC.
Der er afholdt møde i arbejdsgruppen. Mødet drøftede IT-udfordringer og en anbefaling til arkivudvalget. Bilag med vejledning om god IT-Praksis er vedhæftet
Det anbefales, at arkivudvalget udnævner en IT-ansvarlig, som i rollen som superbruger kan hjælpe arkiverne med IT.
Arkivudvalget besluttede at undersøge, om der kan findes en egnet og villig kandidat til posten som superbruger/IT-ansvarlig i en forsøgsperiode.
- Seneste forbrug i arkiverne, orientering (skema vedlagt).
Posterne ”årbog 2019” antages at dække over medlemskontingent i Østjydsk Hjemstavnsforening.
- Budget. KW.
- Budgettet gennemgået og mødet er enige derom.
- Fra og med næste år – 2020 – vil ansøgninger om støtte fra Arkivudvalgets udviklingspulje ikke blive imødekommet, hvis det ikke dokumenteres, at Veluxfonden er blevet ansøgt først.
- Orientering om lokalesituationen for egnsarkivet i Egå, Skæring og Hjortshøj. Susanne Gilling.
- Dr er håb om, at der kan findes en løsning for det hjemløse arkiv i Hjortshøj-Egå-Skæring på Virupskolen. Der afholdes møde mellem rådmanden for Kultur og Borgerservice og Børn og Unge (som ejer bygningen). Det bemærkes, at en løsning først kan træde i kraft når de nuværende brugere (okkupanter) i lokalerne flytter til Multihus Hjortshøj.
- Dr er håb om, at der kan findes en løsning for det hjemløse arkiv i Hjortshøj-Egå-Skæring på Virupskolen. Der afholdes møde mellem rådmanden for Kultur og Borgerservice og Børn og Unge (som ejer bygningen). Det bemærkes, at en løsning først kan træde i kraft når de nuværende brugere (okkupanter) i lokalerne flytter til Multihus Hjortshøj.
- Planlægning af årsmødet. Status.
- Reserveret lokale: Blixens Roof Top Lounge er blevet reserveret fra: 10-03-2020 17:00 (Tirsdag) til: 10-03-2020 21:30 (Tirsdag)
- Rundvisning: Rundvisning aftalt med Keld Laursen, Administrerende Direktør, Brabrand Boligforening, kl. 17-18.
- Arkivudvalget skal tage beslutning om: Forplejning (niveau og pris). Kantinen kontaktes. Servering på tallerken.
- Arkivudvalget skal tage beslutning om: Fordeling af opgaver i forbindelse med mødet. Mikkel Randlev Møller er muligvis være på ferie, når mødet afvikles eller i perioden op til mødet. Det er klogt at brede opgaver ud på flere hænder.
- Mødeledelsen gør det klart på mødet, at mødet ikke er en generalforsamling. Mødet ledes i overensstemmelse hermed.
- Aftale om næste møde i arkivudvalget – hvor og hvornår.
- 27. Januar kl. 15.30-17.00
- 8. juni kl. 13.30-15.30
- Der er udsendt kalenderinvitation til mødedeltagerne.
- Ansøgning.
- Ansøgningen fra Mårslet imødekommes. Spørgsmålet om IT-forbindelse i et kælderrum undersøges af SG.
- Ansøgningen fra Mårslet imødekommes. Spørgsmålet om IT-forbindelse i et kælderrum undersøges af SG.
- Eventuelt.
- Arkivet i Sabro frygter, at radonmålinger kan have betydning for, om lokalet kan bruges fremover.
- Arkivet i Vejlby-Risskov har oplevet, at biblioteket har benytte lokalet i arkivets åbningstid. SG undersøger frekvensen af manglende mulighed for arkivets brug af lokalet.