Årsberetning for Foreningen Lokalarkiverne i Aarhus Kommune 2020

Arkivudvalgets sammensætning

Område Nord:

• Jytte Bjerg fra Spørring
• Suppleant Jørn Christiansen fra Vejlby Risskov

Område Vest:

• Niels Løgager fra Åby næstforperson i arkivudvalget
• Suppleant Peter Poulsen fra Borum-Lyngby

Område Syd:

• Kirsten Williams forperson i arkivudvalget
• Suppleant Krista Franck Højbjerg-Holme
   
• Leder af Lokalbibliotekerne Susanne Gilling
• Stadsarkivar Søren Bitsch
• Sekretær Mikkel Randlev Møller

Ifølge arkivudvalgets forretningsorden er suppleanterne inviteret til at deltage i alle udvalgsmøder. Der er afholdt tre møder i 2020- 27. januar, 8. juni og 16. november. Arkivudvalgsmødet og årsmødet i september blev aflyst pga. tiltagende smittefare.

Covid-19 på arkiverne/Mikkel Randlev Møller

Covid-19 har præget det sidste halvandet år i hele verden – også i arkiverne.

Covid-restriktionerne har jo været til for at sikre, at så få blev smittet som muligt. Det har betydet store omvæltninger i hverdagen for arkiverne – med værnemidler, lukning i lange perioder og tjek af coronapas.

Igennem hele covid-perioden fra den allerførste nedlukning i begyndelsen af 2020 er der sjældent gået en uge uden nye regler eller justeringer og præciseringer af reglerne. F.eks. reglerne om mundbind, afstandskrav, coronapas. Efter hvert politisk forlig på Christiansborg om nye regler – stramninger eller lempelser – er der altid gået et stykke tid, før de helt konkrete regler er blevet beskrevet af myndighederne.
De konkrete regler for arkiverne er således kommet fra Kulturministeriet, Sundhedsstyrelsen, Aarhus Kommunes Krisestyring og andre. Ofte har Bibliotekernes afdeling Drift og Ressourcer måttet kontakte myndighederne eller Politiet for at få en præcisering af uklare regler.
Som alle i arkiverne nok ved, har reglerne i enkelte tilfælde været forskellige alt efter, om arkivet befinder sig på et bibliotek, en skole eller et andet sted. Drift og Ressourcer har også stået for fordeling af håndsprit og andre værnemidler til arkiverne.
Arkivudvalgets møder er blevet afholdt over internettet under covid-nedlukningerne. Det har været en travl og vanskelig tid for arkiverne. Bibliotekerne takker for samarbejdet under covid-krisen.

Kontrakter med arkivledere

Arkivledernes kontrakter løber fra 2018 til udgangen af 2022. To arkivledere havde skriftligt opsagt deres kontrakt ved udgangen af 2020- Erik Moldt i Tranbjerg og Henning Nielsen i Lisbjerg, som begge havde arbejdet med arkivarbejde i årtier. Tak til begge for mange års ihærdigt arbejde. Ulykkeligvis afgik Erik Moldt ved døden midt i januar 2021, ære være hans minde.
Arkivleder pr. 1. januar 2021 i Tranbjerg er Niels Brammer og i Lisbjerg Boris Sandvad.
Velkommen til de nye arkivledere.
Arkivudvalget minder om, at faglige og administrative kurser i forbindelse med arkivets drift samt kørsel hertil betales af arkivernes fælles konto. Se kursusoversigt på SLA – Sammenslutningen af Lokalarkiver nedenstående PDF-filer

Arkivuddannelsen – kursusbeskrivelser
Kursusbeskrivelser Arkibas og IT

En del kurser holdes også som on-line.

På arkibaswiki.dk er der hjælp til registreringssystemet Arkibas5

IT-konsulent.

Arkivudvalget besluttede i foråret at forlænge kontrakten med Svend Erik Kjølhede Nielsen med 1 år. I 2020 har 17 arkiver haft besøg, nogle arkiver flere gange i forbindelse med specifikke problemer. Derudover er der udsendt nyhedsbreve til alle arkiver inspireret af de problemstillinger, som konsulenten mødte på de enkelte arkiver.
IT konsulentens opgave er hjælp til problemløsning ved akut behov, gennemgang af IT udstyret på det enkelte arkiv og vejledning i forbindelse hermed og udsendelse af nyhedsbreve.

Arkivernes Lokaleforhold /Mikkel Randlev Møller

Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv har været uden lokaler siden dets lokaler på Skæring Skole blev opsagt.
Efter lang tids sondering af muligheder er det nu aftalt, at arkivet flytter til lokaler på Virupskolen i Hjortshøj.
Flytningen afventer en ”rokade”, hvor andre flytninger vil frigive den aftalte plads til arkivet.
Første led i rokaden er åbningen af Multihus Hjortshøj. Når dette byggeri er åbnet, flytter de nuværende beboere (i arkivets kommende lokaler) til Multihuset. Og så kan arkivet flytte ind i lokalerne på Virupskolen, efter lokalerne er malet mv.
Der er ikke en nøjagtig dato for åbningen af multihuset (som er forsinket), men det er forventningen, at det sker i efteråret i år (2021). Det forlyder, at indvielsen finder sted 10. oktober.

Arkivet i Brabrand flytter også i efteråret 2021 i forbindelse med nyt bibliotek. Begge flytninger vil medføre øgede udgifter til nye reoler, møbler mv. i 2021.
Andre arkiver har lokaler i en kælder og vil gerne op derfra. Flere klager over for lidt plads, så selvom de godt kunne bruge flere frivillige til arbejdet, så er der ikke plads til dem. Det kan også være en udfordring at få plads til at modtage besøg.
Kommunale lokaler er generelt under pres, specielt på skolerne pga. stigende antal børn.

Stadsarkivet /Søren Bitsch

Stadsarkivets læsesal var lukket en stor del af 2020, men havde dog åbnet med restriktioner fra august-december. Stadsarkivet færdiggjorde i 2020 bl.a. de fleste registreringer af sognekommunernes arkiver, som blev overdraget fra Rigsarkivet. De findes nu i Aarhusarkivet.dk. I samarbejde med lokalarkiver blev der skrevet artikler om alle sognekommuners historie til Stiftstidende og til AarhusWiki i anledning af Oplandsudvalgets arbejde.
I projektet Retrodigitalisering.dk arbejdes der fortsat på at transskribere forhandlingsprotokollerne fra netop sognekommunerne. Dokumentskanneren, som blev anskaffet af Arkivudvalget, står stadig til rådighed på Dokk1.

Statistik fra 22 lokalarkivers skriftlige årsberetninger for 2020 sammenholdt med 2017-2019

Årsberetninger bliver normalt udsendt i januar, 2021 måtte udsendelsen vente til maj. Det gav ikke mening at udsende skemaerne i en periode, hvor arkiverne var lukket.

Andre oplysninger:

Arkivernes aktivitet bærer naturligvis præg af nedlukning som følge af Covid pandemien. Enkelte arkiver har, afhængig af hvor deres lokaler befinder sig, haft lukket op til 8 mdr., ligesom adgang for besøgende har været begrænset. Nedlukningen har også haft betydning for antallet af afleveringer. Foredrag, byvandringer, åbent hus, udstillinger mv. har været aflyst. Der er stadig skrevet artikler, registrering af billeder er foretaget som hjemmearbejde, årbøger og kalendere er udkommet som vanligt. Kontakten med brugere af arkiverne er steget på mail og gennem henvendelser gennem Arkiv.dk, ligesom nogle arkiver har prioriteret at være mere aktive på facebook.
Især under nedlukningen havde folk tid til at lede efter deres familie eller fødeegn på Arkiv.dk, hvilke gav nye oplysninger til arkiverne og også spørgsmål. Det er arkivudvalget forventning, at alle arkiver fortsat aktivt arbejder på at registrere deres billeder i Arkibas og derved gør deres billedsamling søgbar over hele landet gennem Arkiv.dk
Hjemmesider: 17 arkiver har hjemmeside, 7 har egen facebookside. En del arkiver skriver på lokale facebooksider.

Regnskab og budget

Note 1: 16.315 er konteret under Arkiverne Fælles
Note 2: Husleje for tre år
Note 3: Årsmøde aflyst august med 4 t varsel
Note 4: alle 22 arkiver lavt forbrug pga. nedlukning
Note 5: Kontingentet stiger med 2% årligt og reguleres opad med stigende befolkningstal
Note 6: Licens stiger i 2021 og 2022 med 8% pr. år for at dække underskud.

Arkivernes administration

Foranlediget af Erik Moldts pludselige bortgang blev det sørgeligt klart, hvor væsentligt det er, at der altid er to på arkivet der har administrator rettigheder til hjemmesiden, arkivets mail mv.
Mail og hjemmeside skal have arkivet som ejer, så er der ikke problemer med at overføre ved personskift.
Alle arkiver bør udarbejde et skrift, hvor man skriver koder op og hvem der har adgang og gemme dem et sikkert sted.

Det næste er så rekruttering af nye medarbejdere til arkiverne. Det er en drøftelse, vi har haft igennem årene, men stadig aktuelt.

Året 2020 har været specielt for arkiverne som for resten af landet. Når vi nu endelig mødes til årsmøde igen 21.september, kan vi glæde os over at alle restriktioner i forbindelse med Covid-19 pandemien ophører 10. september præcis 1½år siden nedlukning 11. marts 2020.

7. september 2021
Kirsten Williams