Referat fra møde i arkivudvalget

Referat

Til stede: Kirsten Williams, Søren Bitsch Christensen, Susanne Gilling, Niels Løgager Nielsen, Krista Franck, Jytte Bjerg, Jørn Christiansen, Anneken Appel Laursen (Den Gamle By), Mette (Den Gamle By), Mikkel Randlev Møller (referent)

P.1. Møde med museumsinspektør Anneken Appel Laursen fra Den gl. By- oplæg er med som bilag. Anneken vil kun være til stede under dette punkt.

Annika og Mette berettede om Den Gamle Bys arbejde med at bevare bygningsværdier.
Herunder registreres bygninger, som står overfor nedrivning. Man foreslår et samarbejde med lokalarkiverne om fotografering og registrering af bygninger, der skal nedrives, på Arkiv.dk
Den Gamle By kan sende arkiverne lister over bygninger, hvortil der er bevilget nedrivningstilladelse.
Arkiverne er i forvejen optaget af at bevare mindet og dokumentere bygninger, der snart forsvinder i lokalsamfundene.
Bemærk: Arkivudvalget vil på årsmødet fortælle mere om samarbejdet, der er frivilligt for arkiverne og ikke kræver tilbagemelding til Den Gamle By.

P.2 Meddelelser

A. Indkøbsvejledning fra Kirsten Pedersen bilag
Indkøbsvejledningen fra Kirsten Pedersen tages til efterretning. Det er vigtigt at følge vejledningen.
(Information vedlagt.)

B IT-konsulenten: Bredbånd til arkiverne bilag -er udsendt som mail til arkiverne.
Viby ønsker at skifte til mobilt Bredbånd, forespørgsel fra Risskov.
Drøftet.
 
C. Covid og arkiverne
Fra 1. februar er alle restriktioner væk. Men der opfordres stadig til brug af afstand, håndsprit osv. Der kan laves byvandringer, foredrag osv.
 
D. Valg til arkivudvalget af en repræsentant og suppleant skal i følge vedtægterne finde sted i Område Syd og Vest inden 1. april.
Man er i gang med at planlægge afholdelsen af valgene i begge områder.

P.3 Planlægning af Årsmøde 22. marts

Orientering ved MRM:
Rundvisning for deltagerne i arkivernes årsmøde på Aarhus Teater den 22. marts fra kl. 16.00.
Maksimum 70 deltagere, opdelt i to hold.
Rundvisningen begynder ved teatrets hovedindgang, Teatergaden.
Rundvisningen tager ca. 1,5 time.
VIGTIGT: Der er mange stejle, snævre trapper, som ikke kan undgås.
Årsmøde:
Kantinen på Dokk1 den 22. marts, fra 18 til 21.
Kold anretning, kaffe med kage
Invitation og skriftlig årsberetning udsendes 28. februar, frist for tilmelding 14. marts.

P.4 Arkivernes årsregnskab 2021 bilag

Regnskab vedlagt.
En række arkiver modtager ikke rammebeløb for 2023.
Hjortshøj-Egå modtager dog sin ramme, da der kommer udgifter i forbindelse med flytningen af arkivet.
Der kan stadig sendes ansøgninger til arkivudvalget i 2022.
Regnskabet præsenteres på årsmødet.

P.5 Nyt fra IT-konsulenten

5.1 Tilbud om at være formidler mellem arkiverne, hvis et arkiv er endt op med overflødigt udstyr eller der er udstyr, som kan lånes ud.
IT-konsulenten vil gerne formidle udlån af brugt udstyr mellem arkiverne.
 
5.2 Bortskaffelse af udtjente PC’er: Harddisken tages ud, og destrueres med en stor hammer og derefter afleveres på genbrugsstation.
Vigtigt: Udstyr som tilhører Aarhus Kommune, afleveres i hel og funktionsdygtig tilstand til kommunen dvs. kontaktperson på biblioteket
 
5.3. Husk at forsyne alle PC med et password. Hvis en bærbar bruges udenfor arkivet, bør den mærkes med: Tilhører Arkiv xy. På arkivet skal der være en liste med mærke, model og serienummer samt hvem den er udlånt til.
Husk at bruge password.

P.6. Nyt fra Arkiverne

Indbrud i Tranbjerg
En PC og en iPad er blevet stjålet.
Der er indkøbt en ny PC.
Sagen er meldt til Politiet.
 
Hjortshøj-Egå- er ved at gøre klar til indflytning i et lokale
Hjortshøj eg er klar til at flytte ind
Flytning er nært forestående.
I første omgang tages det ene af to lokaler i brug.
 
Brabrand er flyttet til nye lokaler sammen med biblioteket
Brabrand er flyttet til nye lokaler i det nye Gellerup Bibliotek.
 
Risskov har anskaffet mobiltelefon-betales af fællesudgifter
Orientering.

P.7 Er der i Aarhus Kommune puljer som Lokalhistoriske foreninger kan søge til hjælp for foredrag eller udgivelse af Årsskrifter.

Drøftelse rundt om bordet.
Nordea og Aura har puljer til støtte af aktiviteter i lokalsamfundet.
Aarhus Kommunes Kultur og Borgerservice har puljer, der støtter diverse projekttyper.
Man kan evt. samarbejde med andre lokale aktører og derved skabe bredere muligheder.
Peter Grosen Andersens Mindefond kunne også være en mulighed.

P.8. Nyt møde

14. juni kl. 13.30 på dokk1 er sat i kalenderen.

P.9. Evt.

Intet.