Referat fra møde i arkivudvalget

Til stede

Kirsten Williams, Susanne Gilling (deltog over Teams), Thomas Norskov Christensen, Jørn Christiansen, Krista Franck, Peter Poulsen, Connie Stallkneckt Mikkelsen, Jytte Bjerg, Mikkel Randlev Møller (referat, deltog over Teams), samt (under behandlingen af punkt 1:) Anneken Appel Laursen (Den Gamle By) og Mette Ernst Andersen (Den Gamle By)

Referat

1. Besøg af museumsinspektør Anneken Appel Laursen og Mette Ernst Andersen fra Den Gamle By. Bilag Samarbejdsaftale.

Bemærk, at informationen om ejendommene alene er til brug for arkiverne – og ikke til videresendelse.

Både arkiverne og Den Gamle By er rigtig glade for samarbejdet og for udvekslingen af materialet.

I udsendelsen af materialet står tydeligt, at materialet ikke må udleveres til andre.

Den Gamle By orienterede kort om ny direktør og om arbejdet med lokalhistorien. Både arkiverne og Den Gamle By er åbne for yderligere samarbejde. 

2. Meddelelser:

A. Thomas Norskov Kristensen er konstitueret Stadsarkivar fra. 1.juli

Søren Bitsch Christensen er fratrådt og Thomas er konstitueret. Arkivudvalget takker Søren for et fremragende samarbejde over alle årene og byder Thomas hjerteligt velkommen og glæder sig til samarbejdet.

Stadsarkivet flytter sin læsesal på Dokk1 tilbage til kontorarealerne på Dokk1 med virkning fra 1. august 2024. Åbningstiderne forbliver de samme som hidtil – nemlig tirsdag til torsdag kl. 9-16. Stadsarkivet har ikke ressourcer til at drive læsesalen fra biblioteksarealerne ved niveau 1 på Dokk1

B. Todbjerg-Mejlby Egnsarkiv fejrer 50 års jubilæum 25.maj

Tillykke med jubilæet fra arkivudvalget.

C. SLA har udsendt vejledning om Persondatareglerne. Arkiverne indbydes til møde angående samme d. 27. august kl. 14.30 Lille Sal Dokk1.

Kirsten Williams og MRM arbejder videre om arrangementet.

3. Evaluering af årsmødet 20. marts

Der har været ønsker om at få slides’ene fra oplægget om AI tilsendt. Vedlagt denne mail.

Arrangementet gik glat og forplejningen var rigtig god.

”Danskernes Egen Historie” inviteres til næste årsmøde.

4. Regnskab pr 1. juni 2024.

Regnskabet for arkiverne og for udvalget blev drøftet.

Et arkiv har et vist overforbrug. Kirsten Williams advarer arkivet om, at man bør være opmærksom på økonomien. Man kan desuden søge puljen for særlige emner.

Det præciseres desuden, at der jævnligt udsendes materialer med budget og regnskaber, således at det er nemt at holde øje med, at man ikke skaber et overforbrug.

Det ser i regnskabet ud som om, Højbjerg er blevet krævet kontingent til SLA to gange. Der er 22 posteringer som der skal være, så det er blot fejl i teksten.

Posten ”Vistaafgift, Spejdermuseet” ændres til ”Vistaafgift”.

5. Nyt fra Stadsarkivet

Thomas N. K. orienterede:

Thomas ser frem til samarbejdet med arkivudvalget.

Retrodigitalisering: Projektet er ved at være gennemført. De afsluttende rapporter er ved at blive udarbejdet. Til gengæld planlægges projektet videreført på frivillig basis.

FamilySearch: Er gået i gang med digitalisering af fattigvæsenets journalsager fra slutningen af 1800-tallet.

Bevaringsværdige bygninger: Projekt i samarbejde med Teknik og Miljø.

6. Plan for opbevaring af digitalt materiale. Liste med gode ideer (fra årsmødet)

Arkivudvalget (KW) beder IT-konsulenten undersøge emnet og indhente ideer fra arkiverne. SLA bliver spurgt.

7. Møder efterår 2024

17. september, Vejlby-Risskov kl. 14.00

19. november, Dokk1 kl. 13.30

8. Ansøgning fra Todbjerg-Mejlby om bærbar PC – bilag

Arkivet ansøger om en ny bærbar PC til maksimum 7500,-

Ansøgningen imødekommes af arkivudvalget (maksimum 7500,-).

9. Skødstrup Egnsarkiv – lokaler

Der er blevet arbejdet intenst med emnet i samarbejde mellem arkivet, Bibliotekerne, Sundhed og Omsorg, Skolen og Teknik og Miljø. Teknik og Miljø administrerer kommunens ejendomme og arbejder meget med samlokalisering.

Den opnåede løsning med to lokationer – med træffetid på biblioteket er den bedst mulige.

10. Eventuelt

Invitation Befæstede kirkegårde: Malling Sognegaard 26.juni kl. 14 fernisering og reception. Universitets Inst. f. middelalderarkæologi fremstiller et par roll-ups af Malling. Udstilling fra Stiftung Kirchenburgen Philipp Harfmann, som kommer og sætter udstillingen op.

Skrevet en artikel i Fællesbladet om Malling befæstede Kirkegaard.

Under drøftelsen om Skødstrup Egnsarkiv blev det bemærket, at samlokalisering af arkiver med andre aktiviteter i nogle tilfælde kan være problematisk og at dette kræver særlige forhold – som f.eks. fælles funktioner, målgrupper og desuden aflåselige faciliteter.

Lokalarkivet i Solbjerg pt. er lukket fordi Bibliotekerne er i gang med at flytte folkebibliotek, skolebibliotek og lokalarkiv til fælles nyrenoverede lokaler på Solbjerg skole. Vi forventer ikke en total åbning inden sommerferien, men vi håber at nå så meget som muligt inden og så vil de nye lokaler blive markeret efter sommerferien.