Referat fra møde i Arkivudvalget den 9. december 2014

Til stede:

Svend-Erik Christiansen, Vest, Formand
Søren Bitsch Christensen, Stadsarkivet
Merete Aaby Nielsen, Lokalhistorisk Samling, Aarhus Kommunes Biblioteker
Mikkel Hartvig Haaning, Chef for Lokalbibliotekerne, Syd.
Marianne Vasard Nielsen, Nord
Lone Hedegaard Liljegren, Erhvervsarkivet
Afbud: Kirsten Williams, Syd
Referent: Mikkel Randlev Møller, Fællessekretariatet for Borgerservice og Biblioteker

Referat:

1.                   

Godkendelse af Dagsorden.

Godkendt.

2.                        

Opfølgning siden sidst.

Problematikken omkring udbetaling af løn synes nu at være ordnet. Ind til videre indberetter alle lønnede medarbejdere alle deres arbejdstimer på de udsendte skemaer/arbejdssedler.

3.                        

Orientering om Erhvervsarkivets flytning til Viborg samt følgerne heraf for Stadsarkivet.

Kort Orientering ved Lone H. L. og Søren B. C.

Statens arkiver har besluttet at flytte Erhvervsarkivet til Viborg. Aarhus Kommunes Byråd håber på en løsning, der bevarer arkivet i Aarhus.

4.                        

Opfølgning på ide om digitalisering af sognerådsprotokoller.

Svend-Erik undersøger, hvor mange sider sognerådsprotokoller, der er i lokalarkiverne i Aarhus Kommune og dermed, hvor mange sider, der eventuelt skulle digitaliseres. Desuden undersøger Svend-Erik prisen for digitalisering af mikrofilm.

5.                      

Justering af vedtægterne i forhold til Administrationsgrundlaget. Vedtægter og Vedtægten konsekvensrettes af Svend-Erik. Derefter lægges den på hjemmesiden af Merete.

6.                        

Årsmødet i foråret 2015 - dato, sted, indhold m.m.

Dato i begyndelsen af Maj.

Sted: MoMu (Moesgaard Museum).

Sted, bespisning etc. undersøges af Marianne Vasard.

7.                        

Drøftelse af en omlægning af løn til arkivledere, så alle arkivledere får 2 timer om ugen.

Emnet drøftes igen på næste møde.

8.                        

Udsendelsen i januar/februar af skema til årsberetningen for 2014.

Skema udsendes af Svend-Erik. Forslag til ændringer i skema modtages gerne.

9.                        

Regnskabsoversigt for de første 11 måneder af 2014.

Regnskabet er gennemgået og rettet for fejl af Svend-Erik og Kirsten Pedersen i Lokalbibliotekerne.

 

10.                      

Beslutning om 5.000 kroner ekstra til arkivdrift i 2015 for ansøgende arkiver.

Der kan igen ansøges om 5000,- til arkiverne ved kortfattet motiveret ansøgning fra det enkelte arkiv. 

Ansøgning sendes til Mikkel Randlev Møller senest den 15. februar 2015.

Mailen mærkes i overskriften ”ANSØGNING OM 5000,- [Arkivets Navn]”

Mail: mrm@aarhus.dk

11.                      

Udviklingspuljen.

Tilrettet tekst udsendes hermed som besluttet af Arkivudvalget. Vedhæftet.

12.                      

Eventuelt.

* I Lystrup-Elsted-Elev er der oprettet en særdeles aktiv støtteforening.

* Næste møde i Arkivudvalget: 24. februar 2015, kl. 13.30 – 15.00 på Stadsarkivet.