Referat fra møde i Arkivudvalget den 24. november 2015

Til stede:

Svend Erik Christiansen SEC
Marianne Vasard MV
Kirsten Williams KW
Merete Aaby Nielsen MAN
Mikkel Hartvig Haaning MHH

Fraværende: Søren Bitsch Christensen SBC

Referent: Britta Bitsch BB

 

  1. Opfølgning på referatet fra mødet den 8. september.

Intet til opfølgning.

 

  1. Fjernlånsordning fra Rigsarkivet – orientering og drøftelse v. SBC

Universitetet har tilbudt at betale ca. kr. 150.000,- årligt for 150 åbningstimer for studerende og ansatte.

Andre kan i princippet gøre det samme.

MV fortæller at adgang til det tidligere statsamts papirer, som nu står i Landsarkivet i Viborg, koster 256,- kr. + moms i timen.

En pris til sammenligning.

 

  1. Ansøgning om TV fra arkivet i Brabrand. Bilag vedhæftes v. SEC

Ansøgningen imødekommes med betaling af tv apparat til max. kr. 6000,-

Der gives ikke tilskud til ekstern harddisk og usb stik, da det anses for at være en driftsudgift.

Beløbet tages fra udvikliingspuljen.

Britta giver besked til KP

 

  1. Eventuel opfølgning på ekstraordinært bevilgede penge v. SEC

Udvalget forventer, at arkiverne bruger pengene til den aktivitet/anskaffelse, som de har fået dem til.

Er der væsentlige ændringer forventer udvalget, at arkiverne melder tilbage til udvalget.

 

  1. Budgetopfølgning – hvordan ser den samlede økonomi ud for arkiverne v. SEC/MHH

Fremadrettet skal der gives besked til Kirsten Pedersen, når der afviges fra de faste aftaler.

I år har vistnok været 4 der har deltaget i SLA’s årsmøde – faglig inspiration og generalforsamling. Aftalen er, at det lokale arkiv skal betale halvdelen, men da det er så få, der har vist interesse, besluttede udvalget at hele udgiften bliver betalt af fælleskassen.

SEC og BB inviterer KP til et møde, for at få rettet tvivlstilfælde i regnskabet for 2015.

 

  1. Udstillingen på Rådhuset 4. – 10. april 2016 v. SEC

KW, MW og SEC koordinerer arbejdet med udstillingen.

Perioden er de 75 år, der er gået siden Rådhuset blev bygget.

P.t. er der tilbagemelding fra 10 arkiver, fristen er den 28.11.

Udstillingen opstilles 1. april med reception om eftermiddagen.

MV har taget kontakt til Gert fra Venture House, som kan layoute plakaterne.

Som udgangspunkt er der en planche pr arkiv.

Stadsarkivets ansvar er Rådhusets historie.

Der skal sendes reminder ud til arkiverne 28.11.. SEC

Der udsendes oversigt, over det der er meldt ind samt yderligere oplysninger om udstillingen.

Titlen kan være ”Byen smelter sammen” evt. en underoverskrift.

Det endelig materiale til plancherne skal være modtaget senest den 25. januar.

Der skal følges op på størrelsen på de spanske vægge.

Materialet skal indsamles.

Tilbagemelding til arkiverne.

Der skal udarbejdes budget og finansieringsplan.

 

  1. Orientering fra Stadsarkivet v. SBC

BB orienterede på vegne af SBC

Stadsarkivet flytter til Dokk1 pr. 1. marts.

Samtidig overtager de kommunearkiverne. De private Aarhus Arkiver kan først overdrages i deponi senere.

 

8. Meddelelser

Lokalarkiverne har et fælles cvr. nummer, det kan findes i cvr registeret, hvis der bliver brug for det. KW har haft brug for det i forbindelse med booking af Rådhushallen.

Årbog for Lystrup-Elsted-Elev Lokalhistoriske Samling er kommet, den købes for kr. 50,-.

 

  1. Evt.

intet

 

10. Næste møde

23. februar 2016 kl. 13.30 – 15 i Dokk1.