Referat af Arkivudvalgsmøde 8. september 2015

Fraværende: Mikkel Hartvig Haaning (MHH)

Lone Hedegaard Liljegren (LHL)

Britta Bitsch (BB)

Tidligere referater kan findes på nettet på adressen: https://www.aakb.dk/node/423

1. Opfølgning på mødet den 9. juni.

KW kunne berette, at det omtalte møde om IT-sikkerhed nu var blevet afholdt i Arkivområde

Syd. MHH havde skaffet kontakt til teamleder Hans Jørgensen fra Lokalbibliotekerne i Område

Syd, der på ca. 1 time gav en lang række gode råd.

Der blev spurgt til, hvor langt de reviderede vedtægter for vores arkivforening var i

godkendelses-processen. SEC og BB har mailet sammen omkring vedtægterne, så vi var sikre på,

at det var den nyeste udgave, som hun sendte videre. Hvis det formelle skal være i orden, må det

være Rolf Habel, der underskriver på kommunens vegne, hvorefter foreningen SLA skal

underskrive.

Siden 2014 er de udsendte referater fra Arkivudvalgsmøderne og årsmødet også blevet lagt på

nettet. Det blev foreslået, at der også henvises til netadressen i de mailudsendte referater -

eventuelt øverst i referatet.

I forlængelse af vores diskussion af lønsystemet, som nogle af arkivlederne aflønnes efter, har

SEC lavet et forslag / opsamling, som Arkivudvalget tager op på næste Arkivudvalgsmøde.

2. 2017 aarhusianere. Status på projektet (SBC)

Planen er at få samlet 2017 erindringer fra århusianerne til kulturby-året. Der er blevet bevilget

nogle midler til projektet. Erindringerne må forventes at blive meget forskellige i opbygning og

omfang. Bl.a. har man præsenteret ideen for skolevæsenet, hvor nogle meget gerne ville deltage,

mens andre var mere betænkelige, da deltagelsen også skal indpasses i planlægningen af

undervisningen. Realistisk vil projektet her først kunne sættes igang efter sommerferien 2016.

En ansøgning til Kulturstyrelsen via Lokalbibliotekerne om midler til projektet er på vej, og i

samarbejde med BB skrives denne. Stadsarkivet har allerede nu en medarbejder, som på deltid er

knyttet til det planlagte projekt.

Vi drøftede også, hvorledes den fremtidige tilgængelighed bør være til sådanne erindringer.

Måske skal der laves en formel aftale med hver erindringsskriver, men hvordan dette mere

præcis vil blive udfoldet, det var ikke helt på plads endnu.

SEC kunne oplyse, at man i Brabrand (Gellerup) i et interview-projekt i de seneste par år har fået

nedskrevet erindringer fra 50 personer med primært udenlandsk baggrund, men at man netop

vaklede lidt mht. den fremtidige brug og tilgængelighed af dette materiale.

3. Orientering om frivilliges forsikringsforhold (SBC)

Medarbejdere på arkiverne er typisk ikke i et egentlig ansættelsesforhold, og dermed heller ikke

forsikret som en “almindelig” medarbejder. Ifølge rygter skulle frivillige i andre dele af

kommunen være forsikrede, hvorfor der har været sendt en forespørgsel til Kultur og

Borgerservice om forsikringsspørgsmålet.

Det viser sig ikke overraskende at være en lidt kompliceret sag. Som udgangspunkt er det ens

egen fritids- og ulykkesforsikring, der skal dække, hvis uheldet er ude. Udfører man som frivillig

en arbejdslignende aktivitet, så kan kommunens forsikring måske komme ind i billedet, men det

vil hvile på et skøn. Et skøn der bl.a. er styret af en lovgivning, som på forskellige måder

begrænser, hvilke typer frivilligt arbejde, som kan være forsikringsdækket.

4. Orientering om seniorjob-ansættelse ved Stadsarkivet (SBC)

Som nævnt på seneste Arkivudvalgsmøde var vi i samarbejde med Stadsarkivet interesseret i at

få ansat en person i seniorjob. Antallet af seniorjobbere er dog ikke så stort mere, hvilket nok har

noget at gøre med en ændret lovgivning på området. Det har været svært at finde en mulig

seniorjobbere, men nu er der en i kikkerten, som skal til samtale om nogle få dage.

Statens dækker lønnen til en seniorjobber op til en vis grænse. Øvrige udgifter skal

arbejdsgiveren (som formelt må blive Stadsarkivet) selv dække, og på seneste Arkivudvalgsmøde

besluttede, at vi kunne medfinansere med op til 30.000 kroner.

5. Orientering om digitalisering af sognerådsprotokoller (SBC)

Seniorjobberen kunne bl.a. få til opgave at være tovholder i vores planlagte projekt omkring en

digitalisering af sognerådsprotokollerne. Stadsarkivet har haft gode erfaringer med en

seniorjobber som tovholder ved arbejdet med de tilsvarende byrådsforhandlinger.

Hvordan selve digitaliseringen af sogneprotokollerne skal foregå, er ikke bestemt, men Statens

Arkiver i Viborg kan uden tvivl hjælpe os med en digitalisering af de allerede mikrofilmede

protokoller, hvis vi ønsker dette - selvfølgelig mod betaling.

6. Udstilling fra lokalarkiverne/Stadsarkivet i.f.m. Rådhusets 75 års jubilæum.

Lokalarkiverne har tidligere (i 2006) gået sammen om en udstilling på Rådhuset.

En udstilling, som gav hvert arkiv mulighed for at fremvise lidt af “guldet”, men som samtidig

erindrede politikere og andre med ærinde på Rådhuset om vores eksistens, og ikke mindst lærte

man kolleger at kende på tværs af arkiverne.

I perioden marts-juli 2016 vil der være en række arrangementer i og omkring Rådhuset i

forbindelse med jubilæet. Vi skal have nedsat en arbejdsgruppe, som vil organisere udstillingen.

Stadsarkivet står midt i en flytning i foråret, så man kan ikke påtage sig at være tovholder, men

vil naturligvis gerne være med i udstillingen. Temaet for udstillingen kunne f.eks. være “Århus i

75 år”, hvor vi fra hvert arkiv får mulighed for at give et glimt af den udvikling, som vores

lokalområde har været igennem i de 75 år, som Rådhuset har eksisteret. Vi vil undersøge

muligheden for at lease en storskærm til udstillingen f.eks. hos kommunes IT-leverandør.

Udstillingen kunne måske senere opsættes i Dokk1.

SBC undersøger, hvornår der eventuelt kan opstilles en udstilling i Rådhushallen i jubilæumsperioden.

KW og SEC udfærdiger en skrivelse til arkiverne og indkalder til et møde.

7. Ansøgning fra Højbjerg Holme Lokalhistoriske Arkiv (SEC)

Arkivet har søgt om 6.000 kroner til et digitalt fotoapparat, der kan monteres med forskellige

former for optik. De 6.000 kroner blev bevilget fra Udviklingspuljen.

I forlængelse af bevillingen drøftede vi dilemmaet med, at det på den ene side ikke kan være

rimeligt, at man er nødt til at bruge privat udstyr og som man faktisk kender i alle detaljer, men

at det på den anden side også kan være besværligt, at skulle sætte sig ind i brugen af arkivets

tilsvarende udstyr.

8. Ansøgning fra Ormslev-Kolt Lokalhistoriske Samling (SEC)

Arkivet har efter flere års virke i et lille kontorlokale flyttet til nye og større lokaler sammen med

kombibiblioteket på Bavnehøj Skole. I den forbindelse søges penge til rullegardiner til vinduer

og en yderdør samt til en reol. I alt 8919,40 kroner. Beløbet bevilges fra Udviklingspuljen.

9. Ansøgning fra Mårslet Egnsarkiv (SEC)

Arkivet søger om 14.500 kroner til køb af en ny kopimaskine, da arkivets arvede kopimaskine er

brændt sammen. Kommunens indkøbskontor har anbefalet en maskine til 14.500 kroner.

I forbindelse med at den dyre kopimaskinekontrakt blev opsagt for 4-5 år siden, er der til de

berørte arkiver - hvis der ikke var en anden løsning - blevet bevilget kombinerede laserprintere /

kopimaskiner til en pris af 4.000 - 5.000 kroner pr. maskine. Arkivudvalget besluttede derfor at

bevilge Mårslet Egnsarkiv op til 6.000 kroner fra Udviklingspuljen.

10. Ansøgning fra Mårslet Egnsarkiv (SEC)

Arkivet har søgt om 4 hævesænkeborde (i alt 12.000 kroner) og 4 skuffedarier (i alt 6.000

kroner), da arkivet har en uholdbar møbelsituation bestående af gammelt arvet inventar fra lokale

institutioner.

Hovedbiblioteket i Mølleparken er nu lukket, men der er stadig en del inventar tilbage, og der i

blandt har bl.a. været hævesænkeborde og skuffedarier til fri afhentning (der har været sendt mail

ud om dette inventar). Flere arkiver har været forbi og hentet inventar, som de kunne bruge.

Inden en eventuel anskaffelse af de nævnte borde og skuffedarier opfordres arkivet til at undersøge,

om der skulle stå noget brugbart inventar i Mølleparken, så vi (og reelt kommunen) ikke

kan klandres for at købe nyt samtidig med at tilsvarende bliver kasseret andre steder. Kontakt

snarest Bente Jensen, der styrer overskudsmøblerne, på telefon 24 59 72 46 eller e-mail:

bej@aarhus.dk

11. Eventuelt

Intet under dette punkt.

12. Meddelelser

SBC kunne oplyse, at Erhvervsarkivets og Stadsarkivet fælles læsesal har sidste åbningsdag, når

vi kommer til juleferien i december.

Som bekendt flytter Erhvervsarkivet til Viborg, og Stadsarkivet flytter ned i Dokk1. Ikke på 2.

etage i Dokk1, som først planlagt, men på 1. etage. dvs. samme etage som biblioteket ligger på.

Stadsarkivet regner med at kunne åbne igen i Dokk1 til 1. marts 2016. Magasinerne flytter dog

ikke med.

Der er stadig en række uafklarede ting i forbindelse med flytningen, bl.a. har man hidtil kun

skulle betalt for 8 ugentlige timers læsesalsvagt, mens Erhvervsarkivet betalte for resten af

åbningstiden. Fremover skal Stadsarkivet selv betale for hele åbningstiden. Uden en samarbejdspartner

at dele udgifterne med vil arkivdriften uundgåeligt blive dyrere på flere områder.

Årsmødet næste år er planlagt til onsdag d. 27. april 2016, hvor vi har reserveret tid på det nye

Moesgaard Museum. Programmet vil bl.a. indeholde en rundvisning på museet, men da vi skal

være ude allerede kl. 21, planlægger vi at begynde tidligere, end vi plejer. Sæt allerede nu kryds

i kalenderen.

13. Næste møde

Vi aftalte, at næste Arkivudvalgsmøde holdes i Dokk1 (mødelokale M2-8), og det bliver:

tirsdag d. 24. november 2015 kl. 13.30.

Referent: Svend-Erik Christiansen