Behandling af personoplysninger

I forbindelse med din oprettelse som bruger hos Aarhus Kommunes Biblioteker samt din fremadrettede brug af Aarhus Kommunes Bibliotekers selvbetjeningsløsninger, herunder selvbetjeningsautomater, aakb.dk, åbne biblioteker (dvs. benytte biblioteket udenfor betjent åbningstid) og bibliotekets APP ”Biblioteket”, skal vi jf. Databeskyttelsesforordningen informere dig om en række detaljer i vores håndtering af dine oplysninger og oplyse dig om dine rettigheder i den forbindelse.

Aarhus Bibliotekerne er dataansvarlig for de personoplysninger om dig, som vi benytter i biblioteket. Formålet med behandlingen af personoplysninger er at tilbyde en række services iht. rammerne for Lov om biblioteksvirksomhed (Biblioteksloven). 

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) om behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige og artikel 6, stk. 1, litra e) om behandling, der er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. 

Hvilke personoplysninger behandler vi
 
Vi behandler personoplysninger om dig i kategorien: 

  • Personlig identifikation: cpr-nummer og lånerkortnummer 

  • Adresseoplysninger: navn, adresse, postnummer, by, land, telefonnummer, e-mailadresse 

  • Administration af lån: tilhørsfilial, ferieperiode, interesseperiode, afhentningsfilial, lånte, reserverede og afleverede materialer, dine lister, herunder huskeliste, mellemværender med biblioteket og betaling af mellemværender, mellemværender sendt til inddrivelse, e-mails, sms’er og push-beskeder sendt til dig samt eventuel blokering af lån 

Vi behandler desuden personoplysninger om økonomisk ansvarlig for lånere under 18 år: 

  • Personlig identifikation på eventuel økonomisk ansvarlig: cpr-nummer 

  • Adresseoplysninger på eventuel økonomisk ansvarlig: navn, adresse, postnummer, by, land 
     

Sådan bruger vi dine person-oplysninger  
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne administrere dine lån og give dig adgang til bibliotekets eRessourcer, sende dig information omkring aflevering og reserveringer, samt give dig adgang til at benytte biblioteket uden for betjent åbningstid.  

Oplysningerne bliver også anvendt i Aarhus Kommunes videnskabelige og statistiske undersøgelser. Enhver offentliggørelse af resultat fra sådanne undersøgelser vil være fuldt anonymiseret.  

Når du benytter Aarhus Bibliotekernes hjemmeside, aakb.dk, indsamler vi endvidere oplysninger om din IP-adresse, samt hvilke sider og funktioner på hjemmesiden, aakb.dk, du har klikket på. Disse oplysninger anonymiseres og benyttes af biblioteket til statistiske undersøgelser.  

Vi har fået navne og adresseoplysninger fra CPR-registret ud fra dit CPR-nummer. Har du eller dit barn navne- og adressebeskyttelse i CPR-registret, bliver dette respekteret i bibliotekets systemer.  

Hvad er frivilligt 
Det er frivilligt om du vil oprette dig som bruger hos Aarhus Kommunes Biblioteker og benytte dig af bibliotekets tilbud, herunder benytte biblioteket udenfor betjent åbningstid, benytte bibliotekets hjemmeside aakb.dk, samt låne materialer og benytte bibliotekets eRessourcer.  

Det er frivilligt om du vil oprette dit barn som låner hos Aarhus Bibliotekerne.  

Såfremt du opretter dig som bruger, er det er frivilligt om du vil oplyse Aarhus Bibliotekerne om dit telefonnummer og din email. Såfremt du ikke ønsker at oplyse hverken din email eller dit telefonnummer vil biblioteket ikke være i stand til at kontakte dig i forbindelse med påmindelser om aflevering, afhentning af reserverede materialer, og slettede reserveringer. Eventuelle regninger og saldoopgørelser vil dog blive sendt til din digitale postkasse.  
 
Det er endvidere frivilligt om du vil oprette lister via Aarhus Bibliotekernes hjemmeside aakb.dk ("Huskeliste," eller "Søgninger, jeg følger"). 
 

Opbevaring og videregivelse 
Vi videregiver personoplysninger til andre offentlige myndigheder, herunder til andre biblioteker, når vi er berettigede eller forpligtede til det. Vi overdrager fx oplysninger til SKAT i forbindelse med inddrivelse af gebyrer og erstatning. Vi overlader endvidere personoplysninger til databehandlere, der på vores vegne behandler oplysningerne.  

Oplysningerne i elektronisk form er fysisk opbevaret sikkert hos vores leverandører. 

Oplysningerne bliver også behandlet hos vores leverandører.  

De oplysninger vi har om dig, slettes automatisk, hvis du ikke har mellemværende eller været aktiv i tre år. Visse personoplysninger bliver automatisk slettet efter 30 dage. Det gælder oplysninger om afleverede materialer, betalte gebyrer, indholdet af beskeder sendt til dig og dine besøg på bibliotekerne uden for betjent åbningstid. Oplysninger om betalt erstatning bliver slettet efter ét år. 

Samtykke for økonomisk ansvarlig for et barn under 18 år, overføres til Aarhus Kommunes journalsystem. Samtykket opbevares til barnet er fyldt 18 år, hvorefter det slettes. 

Oplysninger omkring betaling af mellemværender, herunder mellemværender sendt til Gældsstyrelsen, vil i henhold til ”Budget- og regnskabssystem for kommuner”, Social- og Indenrigsministeriet, blive opbevaret i 3 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører, jf. lov om forældelse af fordringer og arkivlovgivningens regler om bevaring og kassation.  De 3 år regnes fra det tidspunkt, hvor kravet er indfriet eller på anden måde nedbragt til en saldo på kr. 0,00. 

Dine rettigheder  
Du har ret til at anmode om indsigt i oplysningerne vi har om dig.  

Du har ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af oplysninger, og du kan også bede om en begrænsning af behandlingen af oplysningerne. Du skal dog være opmærksom på, at kommunen typisk er forpligtet til at gemme de oplysninger vi har noteret om dig, indtil den ovennævnte slettefrist indtræder.  

Den dataansvarlige er Aarhus Kommune, Borgerservice- og Biblioteker, Aarhus Bibliotekerne, Hack Kampmanns Plads 2, 8000 Aarhus C, som kan kontaktes på telefon 8940 9200 eller borgerserviceogbiblioteker@aarhus.dk Har du spørgsmål i forbindelse med Aarhus Kommunes behandlinger af dine oplysninger, så kan du også kontakte Aarhus Kommunes databeskyttelsesrådgiver på mail databeskyttelsesraadgiver@aarhus.dk.   

Du skal slutteligt vide at det er muligt at klage til Datatilsynet over behandlingen af personoplysningerne.