Referater fra møder i arkivudvalget

Referat fra arkivudvalgsmøde 19. november 2024, Dokk1

Til stede

Jytte Bjerg, Jørn Christiansen, Krista Franck, Merete Bøge Pedersen, Susanne Gilling, Peter Poulsen & Mikkel Randlev Møller (ref.)

Afbud: Connie Stallkneckt Mikkelsen

Referat 

Velkommen til stadsarkivar Merete Bøge Pedersen. Præsentation af Arkivudvalget.

2. Meddelelser:

• A. Skødstrup Egnsarkiv er flyttet til nye lokaler efter opsigelsen, men i samme bygning, tæt på Skødstrup skole. De frivillige har selv flyttet arkivalierne, aflåselige stålskabe og andre udgifter skulle betales fra arkivernes fælleskonto, men er hævet på arkivets. Udgiften flyttes (ansvarlig: Mikkel Randlev Møller). Taget til efterretning.
• B. Arkiverne i Brabrand, Åbyhøj, Mårslet og Beder-Malling deltog i Sammenslutningen af Lokalarkivers årsmøde og 75 års jubilæum 26-27 oktober i Middelfart. Taget til efterretning.
• C. Den 27. august var der møde for arkiverne om persondataregler. 48 deltog- vejledning er udsendt til alle arkiver fra SLA. Taget til efterretning.

3. Regnskab for arkiverne op til 1.nov. Vedhæftet.

Regnskabet taget til efterretning. Der er, som også tidligere, arkiver der har overforbrugt og arkiver, som ikke har brugt af deres midler.

Dette giver anledning til at overveje, om fordelingsmodellen for midler  (”rammen”) skal revideres. Dette emne tages op på arkivudvalgsmøde i februar og på arkivernes årsmøde (KW).

To arkiver har et stort underskud, og arkivudvalget skønner at deres legitime udgifter godtgør, at dette underskud dækkes af arkivudvalget pr. kulance (dette er således ikke en standardprocedure, men en undtagelse).

En udgift er fejlplaceret under Skødstrup. Dette rettes.

4. Budget for 2025. Vedhæftet.

Budget udarbejdet på baggrund af forbruget i 2024, faste udgifter og forventede udgifter (bl.a. honorarer, rammer og udgifter til årsmødet).

Det overvejes, om arkiverne til stadighed skal være medlem af ”Lokalarkiver i Østjylland” – idet denne organisation tilsyneladende alene nu udbyder et enkelt seminar og et enkelt kursus hvert år.  Mange arkivfrivillige, som søger kurser, går normalt til andre udbydere.

Budgettet ”reddes” af, at der er arkiver, der ikke har forbrugt deres ramme. En lang række af de store udgifter er uafvigelige (SLA-medlemsskab o.a.).

5. Besvarelse af spørgeskema om opbevaring og backup af digitale medier vedhæftet.

Hvordan sikres ældre medier smalfilm, VHS bånd og lign.

Det understreges endnu en gang, at det er vigtigt at overføre ældre medier til nye medier – og at forny og sikre også allerede digitaliserede materialer. Fremtidssikring af samlinger af film og billeder er vigtigt.

Angående digitalisering af analoge medier: Servicen kan leveres af forskellige:

Digitalisering af VHS smalfilm Dias scan negativer m.v.

Digitalisering – Photocare.dk 

Dette er blot eksempler på handlende, som tilbyder servicen. Man kan selv søge andre og flere udbydere af servicen.

IT-konsulenten udarbejder i starten af 2025 en vejledning om back-up.

6. Arkivernes Årsmøde 1. april 2025 på Dokk1 i kantinen

Foredrag kl. 16.30 Per Hundevad Andersen, leder af Danskernes Historie Online: ”Danskernes Historie Online er Danmarks største digitaliseringsprojekt af litteratur inden for emner som lokalhistorie, personalhistorie og slægtsforskning.  Der er i dag næsten 50.000 titler online, og bibliotekets side slaegtsbibliotek.dk har mange muligheder for at søge i litteraturen. Per Hundevad Andersen præsenterer biblioteket og dets mange projekter samt viser i praksis, hvordan man finder den litteratur, man er interesseret i.” 

Kørselsgodtgørelse for foredragsholder og honorar er aftalt.

Punkter på dagsordenen til årsmødet: 

Sædvanlige punkter, samt Fordelingsmodel for midler/ramme til hvert arkiv (se pkt. 2 ovenfor) og punkt med status på retroprojektet fra Stadsarkivet.

7. Stadsarkivet

Status på retroprojektet: Projektet er gennemført og der er lavet en afrapportering.

Kunstig intelligens er blevet trænet til at læse håndskrift. Projektet i Aarhus er en del af et projekt på nationalt plan – her er 500.000 håndskrevne sider blevet gjort læse- og søgbare.

Se her: RETRO – Kilder til danske kommuners historie

Teknologien benyttes naturligvis fortsat og en række frivillige digitaliserer fortsat arkivalier i Stadsarkivet. Der er en række andre lignende projekter i gang på landsplan og internationalt.

8. Møder 2025

17. februar 2025, Dokk1

17. juni 2025, Dokk1

9. Eventuelt

Historisk Atlas: Peter Poulsen orienterede. Historisk Atlas er en forening. Arkiverne kan indmelde sig og publicere materialer, som dermed gøres tilgængelige ude i ”landskabet” via opsatte QR-koder.

Mere information om mulighederne: Historisk Atlas

Man skal være opmærksom på at der kan være forskellige regler for opsætning af QR-koder på forskellige steder.

Moesgaard Museum, Horsens-museerne og Besættelsesmuseet er deltagere i projektet.

Pernille Skov fra Historisk Atlas inviteres til at orientere herom på et kommende møde i arkivudvalget (Peter P. har kontakten og inviterer).

Kunstig intelligens/AI: Jørn Christiansen orienterede om sine erfaringer med brug af kunstig intelligens.

Kirsten Williams orienterede om, at hun fratræder stillingen som forperson og udtræder af arkivudvalget efter årsmødet 1. april 2025.

Referat fra arkivudvalgsmøde den 4. juni 2024 på Dokk1 og over Teams.

Til stede

Kirsten Williams, Susanne Gilling (deltog over Teams), Thomas Norskov Christensen, Jørn Christiansen, Krista Franck, Peter Poulsen, Connie Stallkneckt Mikkelsen, Jytte Bjerg, Mikkel Randlev Møller (referat, deltog over Teams), samt (under behandlingen af punkt 1:) Anneken Appel Laursen (Den Gamle By) og Mette Ernst Andersen (Den Gamle By)

Referat

1. Besøg af museumsinspektør Anneken Appel Laursen og Mette Ernst Andersen fra Den Gamle By. Bilag Samarbejdsaftale.

Bemærk, at informationen om ejendommene alene er til brug for arkiverne – og ikke til videresendelse.

Både arkiverne og Den Gamle By er rigtig glade for samarbejdet og for udvekslingen af materialet.

I udsendelsen af materialet står tydeligt, at materialet ikke må udleveres til andre.

Den Gamle By orienterede kort om ny direktør og om arbejdet med lokalhistorien. Både arkiverne og Den Gamle By er åbne for yderligere samarbejde. 

2. Meddelelser:

A. Thomas Norskov Kristensen er konstitueret Stadsarkivar fra. 1.juli

• Søren Bitsch Christensen er fratrådt og Thomas er konstitueret. Arkivudvalget takker Søren for et fremragende samarbejde over alle årene og byder Thomas hjerteligt velkommen og glæder sig til samarbejdet.
• Stadsarkivet flytter sin læsesal på Dokk1 tilbage til kontorarealerne på Dokk1 med virkning fra 1. august 2024. Åbningstiderne forbliver de samme som hidtil – nemlig tirsdag til torsdag kl. 9-16. Stadsarkivet har ikke ressourcer til at drive læsesalen fra biblioteksarealerne ved niveau 1 på Dokk1

B. Todbjerg-Mejlby Egnsarkiv fejrer 50 års jubilæum 25.maj

• Tillykke med jubilæet fra arkivudvalget.
• C. SLA har udsendt vejledning om Persondatareglerne. Arkiverne indbydes til møde angående samme d. 27. august kl. 14.30 Lille Sal Dokk1.
• Kirsten Williams og MRM arbejder videre om arrangementet.

3. Evaluering af årsmødet 20. marts

Der har været ønsker om at få slides’ene fra oplægget om AI tilsendt. Vedlagt denne mail.

Arrangementet gik glat og forplejningen var rigtig god.

”Danskernes Egen Historie” inviteres til næste årsmøde.

4. Regnskab pr 1. juni 2024.

Regnskabet for arkiverne og for udvalget blev drøftet.

Et arkiv har et vist overforbrug. Kirsten Williams advarer arkivet om, at man bør være opmærksom på økonomien. Man kan desuden søge puljen for særlige emner.

Det præciseres desuden, at der jævnligt udsendes materialer med budget og regnskaber, således at det er nemt at holde øje med, at man ikke skaber et overforbrug.

Det ser i regnskabet ud som om, Højbjerg er blevet krævet kontingent til SLA to gange. Der er 22 posteringer som der skal være, så det er blot fejl i teksten.

Posten ”Vistaafgift, Spejdermuseet” ændres til ”Vistaafgift”.

5. Nyt fra Stadsarkivet

Thomas N. K. orienterede:

Thomas ser frem til samarbejdet med arkivudvalget.

Retrodigitalisering: Projektet er ved at være gennemført. De afsluttende rapporter er ved at blive udarbejdet. Til gengæld planlægges projektet videreført på frivillig basis.

FamilySearch: Er gået i gang med digitalisering af fattigvæsenets journalsager fra slutningen af 1800-tallet.

Bevaringsværdige bygninger: Projekt i samarbejde med Teknik og Miljø.

6. Plan for opbevaring af digitalt materiale. Liste med gode ideer (fra årsmødet)

Arkivudvalget (KW) beder IT-konsulenten undersøge emnet og indhente ideer fra arkiverne. SLA bliver spurgt.

7. Møder efterår 2024

17. september, Vejlby-Risskov kl. 14.00

19. november, Dokk1 kl. 13.30

8. Ansøgning fra Todbjerg-Mejlby om bærbar PC – bilag

Arkivet ansøger om en ny bærbar PC til maksimum 7500,-

Ansøgningen imødekommes af arkivudvalget (maksimum 7500,-).

9. Skødstrup Egnsarkiv – lokaler

Der er blevet arbejdet intenst med emnet i samarbejde mellem arkivet, Bibliotekerne, Sundhed og Omsorg, Skolen og Teknik og Miljø. Teknik og Miljø administrerer kommunens ejendomme og arbejder meget med samlokalisering.

Den opnåede løsning med to lokationer – med træffetid på biblioteket er den bedst mulige.

10. Eventuelt

Invitation Befæstede kirkegårde: Malling Sognegaard 26.juni kl. 14 fernisering og reception. Universitets Inst. f. middelalderarkæologi fremstiller et par roll-ups af Malling. Udstilling fra Stiftung Kirchenburgen Philipp Harfmann, som kommer og sætter udstillingen op.

Skrevet en artikel i Fællesbladet om Malling befæstede Kirkegaard.

Under drøftelsen om Skødstrup Egnsarkiv blev det bemærket, at samlokalisering af arkiver med andre aktiviteter i nogle tilfælde kan være problematisk og at dette kræver særlige forhold – som f.eks. fælles funktioner, målgrupper og desuden aflåselige faciliteter.

Lokalarkivet i Solbjerg pt. er lukket fordi Bibliotekerne er i gang med at flytte folkebibliotek, skolebibliotek og lokalarkiv til fælles nyrenoverede lokaler på Solbjerg skole. Vi forventer ikke en total åbning inden sommerferien, men vi håber at nå så meget som muligt inden og så vil de nye lokaler blive markeret efter sommerferien.